Федеральное агентство по образованию
Шадринский государственный педагогический институт
Кафедра прикладной информатики

Курсовая работа на тему:
«Автоматизация офисной деятельности (на примере конкретных разработок)»

Выполнила: Шабунина Дарья
386 группа
Проверила: Федорова Л.В.

Г.Шадринск. 2010г.
Содержание:
Введение.
Глава 1. Задачи автоматизации офисной деятельности.
§1.1. Обеспечение совместной деятельности.
§1.2.Документооборот.
§1.3. Планирование работ и управление ими.
§1.4. Автоматизация коммерческой деятельности (торговли).

§ 1.6. Защита данных.
Глава 2. Программное обеспечение для автоматизации работы офиса или компании
§ 2.1. Интегрированные пакеты для офисов
§ 2.2. Характеристика 1С:Бухгалтерии.
§ 2.3. Автоматизация любых торговых и складских операций.
Глава 3. Решения офисной автоматизации.
§ 3.1. Lotus Domino/Notes компании IBM
§ 3.2. Система автоматизации документооборота ЭСКАДО.
Заключение.
Список используемых источников.
Приложение.

Введение.
В данной работе рассматривается тема "автоматизация офисной деятельности (на примере конкретных разработок)". На протяжении последних десятилетий автоматизация офисной деятельности является одним из основных стимулов развития мировой информационной индустрии. Пожалуй, каждый из мировых гигантов - разработчиков аппаратного и программного обеспечения внес свою лепту в развитие этой части рынка информационных технологий. Все это позволяет говорить об актуальности темы данной работы.
Спектр решений, предлагаемых для автоматизации офисной деятельности, включает офисные пакеты, средства организации коллективной работы и обмена информацией, решения для автоматизации управления компанией и многое другое. Благодаря этим решениям сам офис и организация труда его сотрудников за последнее время изменились до неузнаваемости.
Цель работы - проанализировать автоматизацию офисной деятельности и рассмотреть основные программные продукты и решения, используемые при данной автоматизации.
Объект исследования - программное обеспечение, используемое для офисной автоматизации.
Предмет исследования - задачи и методы автоматизации офисной работы, средства офисной автоматизации.
При создании новой компании любого масштаба перед ее организаторами уже не встает вопрос о необходимости автоматизации деятельности ее офисов или подразделений - возникает лишь проблема выбора средств для этой автоматизации среди многообразия продуктов, представленных на рынке.

Глава 1. Задачи автоматизации офисной деятельности.
Задачи, решаемые при автоматизации деятельности компании, во многом зависят от характера ее бизнеса, инфраструктуры, административного устройства и многих других факторов. Но вне зависимости от специфики каждой отдельной фирмы существует ряд общих требований к системам автоматизации офисной деятельности. Поэтому для того, чтобы определить эти требования, необходимо понять, что общего имеется в задачах автоматизации деятельности офисов различных компаний.
§1.1. Обеспечение совместной деятельности.
Прежде всего офис - это группа людей, поэтому на первый план выдвигаются средства организации внутрикорпоративного взаимодействия. Конкретный состав этих средств, их содержание и наполнение во многом зависят от специфики деятельности компании. Так, например, торговой организации необходима система автоматизации коммерческой деятельности (торговли); компании, занимающейся выполнением различных проектных работ, - развитые средства управления проектами и задачами. Практически перед любой фирмой встает вопрос автоматизации канцелярии.
Таким образом, при организации внутрикорпоративных деловых процессов внутри компании (а значит, и ее офисов) возникает потребность в автоматизации различных видов деятельности ее сотрудников.
§1.2.Документооборот.
В принципе, весь документооборот сводится к присвоению документу номера (регистрации документа в канцелярии) и к его исполнению, возможно, сопровождаемому контролем. Документооборот охватывает все структурные подразделения компании - от канцелярии до руководства - и является важной частью системы управления фирмой.
Если регистрация документа достаточно однотипна для всех компаний, то процессы его исполнения и контроль над его прохождением формализуются трудно и во многом зависят от административного устройства организации. Исходя из этого система документооборота должна содержать развитые средства адаптации к административной структуре компании и порядку работы с документами, принятому в ней.
Система автоматизации документооборота должна поддерживать рассылку и визирование документов, что является отражением реальных процессов работы с бумагами в любой организации. Также при автоматизации документооборота должна быть обеспечена и другая типичная операция при работе с бумагами - контроль над прохождением документов. Кроме того, данная система должна обеспечивать: ввод в систему документов из различных источников: бумажная документация, сообщения электронной почты, факсы, файлы различных прикладных программ.
§1.3. Планирование работ и управление ими.
Планирование работ включает в себя составление регламента работ, калькуляцию затрат по ним и планирование ресурсов. Планирование работ неразрывно связано с планированием мероприятий как для отдельных сотрудников, так и для рабочих групп.
§1.4. Автоматизация коммерческой деятельности (торговли).
В отличие от документооборота все производственные процессы, связанные с торговлей, формализуются значительно проще. Хотя, как показывает практика разработки, продажи и внедрения пакетов автоматизации коммерческой деятельности, у каждой компании есть свои нюансы, но это не мешает широкому распространению подобных систем.
В целом система автоматизации коммерческой деятельности должна выполнять следующие функции:

Обеспечение полного контроля поступления и продажи товара. Торговля включает в себя покупку или производство товара, его хранение и продажу. Весь этот процесс сопровождается различными бумагами: накладными, счетами, счетами-фактурами, которые необходимы для бухгалтерской отчетности. Соответственно, система торговли должна автоматизировать все операции по движению товара и предоставлять соответствующие им бухгалтерские документы.

Взаимодействие с системой автоматизации бухгалтерского учета необходимо для наиболее полной автоматизации финансовой деятельности компании. В идеальном случае программа бухгалтерского учета должна являться составной частью системы автоматизации торговли. На самом деле, учитывая разнообразие бухгалтерских программ, давно используемых компаниями, система автоматизации торговли должна, по меньшей мере, обеспечивать сохранение необходимой информации в форматах этих программ.

Разграничение доступа к информации в системе автоматизации коммерческой деятельности не только является мерой для обеспечения секретности, но и служит для более четкого распределения функций между сотрудниками.

Максимальная автоматизация операций служит для повышения эффективности работы сотрудников и позволяет избежать многих ошибок, следствием которых могут стать финансовые потери.

Регулярное обновление и поддержка системы фирмой-производителем необходимы для обеспечения устойчивого функционирования торговой компании. Действительно, система автоматизации торговли должна отвечать всем требованиям финансового учета, принятым в стране, и всем реалиям рынка. Ярким примером тому может служить ситуация в начале 1997 года, когда было введено требование обязательной выписки счетов-фактур. После этого многие доморощенные системы автоматизации торговли и пакеты, лишенные поддержки разработчика, попросту оказались бесполезными. Другим событием, повлиявшим на судьбу подобных систем, стала деноминация рубля.

§ 1.5. Связь с внешним миром.
Деятельность любой компании немыслима без средств удаленного взаимодействия между ее офисами и без связи с другими компаниями. Следовательно, любой компании необходимы:

средства электронной почты;

автоматизация службы факсимильных сообщений;

средства для организации удаленного доступа и взаимодействия между офисами компании.

§ 1.6. Защита данных.
Самой ценной составляющей любой информационной системы, тем, во имя чего она и существует, являются хранящиеся в ней данные. Даже при самом надежном решении всегда существует риск потери информации, жизненно важной для предприятия.
Защита корпоративных данных является комплексной задачей, частями которой являются:

Предотвращение несанкционированного доступа к данным. Разграничение доступа к информации, с одной стороны, необходимо для обеспечения ее секретности и защиты от умышленного разрушения, а с другой - служит для более четкого разграничения обязанностей между сотрудниками.

Антивирусная защита. Не следует преуменьшать опасность проникновения вирусов в информационную среду. В условиях бурного развития локальных и глобальных сетей и технологий, связанных с Интернетом, один вирус, попавший в сеть, может принести компании катастрофические убытки.

Резервное копирование данных. Какой бы надежной ни была информационная среда компании, всегда существует вероятность потери данных. В этом случае уменьшить связанные с этим потери поможет развитая система резервного копирования. Как показывает практика внедрения информационных систем, редко кто из IT-менеджеров не устанавливает систему резервного копирования, но при этом далеко не всегда используются современные технологии, предлагаемые для этих систем.

Глава 2. Программное обеспечение для автоматизации работы офиса или компании
В настоящее время уже сложно представить современный офис без компьютеров. Применение компьютерных технологий позволяет значительно повысить производительность и качество работы как отдельного секретаря-референта, так и служб документационного обеспечения управления в целом.
Долгое время автоматизация учреждений в осуществлялась в виде различного рода подсистем АСУ, основанных на базах данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата, контроль исполнения и др.) Не умоляя значимости этих подсистем, стоит заметить, что они охватывали лишь до 15-20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении.
Нужды по электронной обработке документов удовлетворялись применением функциональных пакетов (редакторов текста и электронных таблиц) и интегрированных пакетов программ Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite. Эти средства оказались недостаточными для управления огромными потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как внутри одного предприятия, так и между ними. В целом такой подход грешил отсутствием комплексности в автоматизации делопроизводства и управления документооборотом.
В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами.
Приведем краткий перечень программных средств, участвующих в автоматизации работы офиса:
Операционные системы
" Microsoft Windows XP Professional;
" MS Windows 2000 Professional;
" Microsoft Windows NT Workstation 4.0;
" Sun Solaris 9 и др.
Серверное программное обеспечение
" Microsoft Windows 2000 Server;
" Microsoft Windows NT Server 4.0;
" Windows Server 2003 Enterprise Edition;
" NetWare 6;
" Sun Solaris 9;
" SCO OpenServer 5 и др.
Прикладное программное обеспечение по категориям
" Антивирусы;
" Безопасность;
" Графические/Издательские пакеты;
" Интернет;
" Мультимедиа;
" Научное программное обеспечение;
" Обучающие программы;
" Отправка и прием факсов;
" Офисное программное обеспечение;
" Резервное копирование;
" САПР;
" Сетевое программное обеспечение;
" Средства авторизации;
" Средства разработки;
" СУБД;
" Утилиты;
" Электронная почта.

§ 2.1. Интегрированные пакеты для офисов
Самым распространенным в мире офисным пакетом является Microsoft Office. По данным International Data Corporation - одной из крупнейших компаний, работающих в области компьютерной аналитики, это приложение установлено более чем на 95% персональных компьютеров. Пакет Microsoft Office Standard Edition включает программы: Word, Excel, Outlook, PowerPoint. На возможностях этих программ мы кратко остановимся.
Microsoft Word - это многофункциональная система обработки текстов, обладающая полным набором средств, необходимых для быстрого создания и эффективной обработки документов практически любой степени сложности. Word значительно облегчает работу при форматировании документа, предоставляя возможность использовать стили. Как правило, в организациях создается множество повторяющихся (типовых) документов, подготовку которых можно ускорить, используя специальные шаблоны. Шаблон позволяет быстро изготавливать новые, аналогичные по форме документы, не тратя времени на форматирование. Шаблоны могут содержать информацию о стилях, стандартных текстах и даже панели инструментов, что позволяет унифицировать и автоматизировать процесс подготовки документов. В комплект поставки Word входят шаблоны многих стандартных документов.

Таким образом, с помощью программы Word можно быстро оформить приказ, служебную записку, подготовить научно-технический отчет, письмо или любой другой документ, содержащий стандартные элементы.

Microsoft Outlook представляет собой мощное средство для работы с персональной информацией. Программа объединяет функции электронной почты, личного календаря, средств планирования, управления личной информацией (такой, как контакты и задания), создания специальных приложений для сотрудничества и совместного использования информации. Outlook обеспечивает ведение списка контактов, позволяющего хранить данные об адресатах, а также вести журнал, в котором можно сортировать и находить документы Microsoft Office по времени работы с ними.

Множество людей во всем мире оценили возможности Outlook для планирования своей работы и контроля выполнения дел. Весьма удобной оказалась возможность установить для каждого запланированного мероприятия напоминания за определенное время. Пользователи могут увидеть напоминания обо всех запланированных на текущий день делах или получить предупреждение о важном событии за несколько дней.
Microsoft Power Point - это популярная программа подготовки презентаций, которая широко используется бизнесменами, преподавателями, лекторами и служащими офисов. Широкое распространение этой программы изменило само представление о трудоемкости создания презентации. Всего 15 лет назад доклады и презентации сопровождались преимущественно бумажными плакатами, изготовление которых было весьма трудоемким и часто требовало услуг профессиональных чертежников. Обычно плакаты фотографировались и с них делались слайды, которые демонстрировались с помощью слайд - проекторов. Сегодня благодаря появлению программ типа Power Point оформление доклада самым качественным иллюстративным материалом занимает считанные минуты.
Power Point позволяет создавать наглядные презентации, интегрируя текст, графику, видео и другие элементы на отдельных страницах, называемых "слайдами" по аналогии со слайд - проекторами, вышедшими сегодня из употребления благодаря внедрению компьютерных презентаций. Power Point дает возможность создавать слайды, содержащие перемещаемые таблицы и обтекающий текст, а также редактировать, демонстрировать и распечатывать слайды.
Microsoft Excel - это идеальное средство для решения учетных задач, обработки экспериментальных данных, составления отчетов и т.п.
Документ Excel называется рабочей книгой. Книга Excel состоит из листов, представляющих собой таблицы ячеек, в которых может храниться числовая и текстовая информация. Такая книга служит хорошим организационным средством. Например, в ней можно собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем.
Таблицы Excel удобны для хранения и сортировки информации, для проведения математических и статистических расчетов. Помимо работы с числами, в Excel хорошо развиты возможности работы с текстом, позволяющие создавать документы практически любой сложности. Excel располагает большим количеством шаблонов, с помощью которых можно быстро оформить самые разные, в том числе финансовые, документы.
Microsoft Excel имеет массу встроенных функций для математических, статистических, финансовых и других вычислений. Одна из важнейших функций программы - возможность представления данных в виде разнообразных графиков, диаграмм и карт.

§ 2.2. Характеристика 1С:Бухгалтерии

Программный продукт "1С:Бухгалтерия " включает технологическую платформу "1С:Предприятие " и конфигурацию (прикладное решение) "Бухгалтерия предприятия".
Конфигурация "Бухгалтерия предприятия" предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности в организации. Бухгалтерский и налоговый учет ведется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
"1С:Бухгалтерия " поддерживает решение всех задач бухгалтерской службы предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т. д. Данное прикладное решение также можно использовать только для ведения бухгалтерского и налогового учета.
В состав конфигурации включен план счетов бухгалтерского учета, соответствующий Приказу Минфина РФ "Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению" от 31 октября 2000 г. № 94н (в редакции Приказа Минфина РФ от 07.05.2003 № 38н). Состав счетов, организация аналитического, валютного, количественного учета на счетах соответствуют требованиям законодательства по ведению бухгалтерского учета и отражению данных в отчетности. При необходимости пользователи могут самостоятельно создавать дополнительные субсчета и разрезы аналитического учета.

§ 2.3.Автоматизация любых торговых и складских операций

"1С:Торговля и склад" автоматизирует работу на всех этапах деятельности предприятия.
Типовая конфигурация позволяет:

вести раздельный управленческий и финансовый учет

вести учет от имени нескольких юридических лиц

вести партионный учет товарного запаса с возможностью выбора метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней)

вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию

оформлять закупку и продажу товаров

производить автоматическое начальное заполнение документов на основе ранее введенных данных

вести учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, детализировать взаиморасчеты по отдельным договорам

формировать необходимые первичные документы

оформлять счета-фактуры, автоматически строить книгу продаж и книгу покупок, вести количественный учет в разрезе номеров ГТД

выполнять резервирование товаров и контроль оплаты

вести учет денежных средств на расчетных счетах и в кассе

вести учет товарных кредитов и контроль их погашения

вести учет переданных на реализацию товаров, их возврат и оплату

В "1С:Торговля и склад" вы можете:

задать для каждого товара необходимое количество цен разного типа, хранить цены поставщиков, автоматически контролировать и оперативно изменять уровень цен

работать со взаимосвязанными документами

выполнять автоматический расчет цен списания товаров

быстро вносить изменения с помощью групповых обработок справочников и документов

вести учет товаров в различных единицах измерения,

а денежных средств - в различных валютах

получать самую разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег

автоматически формировать бухгалтерские проводки для 1С:Бухгалтерии.

Глава 3. Решения офисной автоматизации.
§ 3.1. Lotus Domino/Notes компании IBM
Рассмотрим одно из решений для автоматизации деятельности компании и ее офисов с учетом требований, изложенных выше. Предлагаемое решение базируется на многолетнем опыте внедрения подобных систем и, по мнению автора, является сбалансированным с точки зрения цены и потребительских характеристик.
Ядром предлагаемого решения является сервер коллективной работы Lotus Domino/Notes компании IBM; рассмотрим его более подробно.
Основой сервера Lotus Notes является встроенная база данных, имеющая нереляционную структуру, что, в отличие от систем управления реляционными базами данных (SQL-серверов), позволяет наиболее просто и эффективно строить системы хранения документов с целью их коллективного использования. Следует отметить, что, несмотря на нереляционную структуру баз данных сервера Lotus Notes, к ним можно обращаться и посредством ODBC-драйвера.
Другими чертами системы Lotus Notes являются:

технология «клиент-сервер» с поддержкой широкого спектра серверных и клиентских платформ, в частности: Windows 2000, Windows NT, Macintosh, AS/400, Windows 95/98/3.x, OS/2, различные клоны UNIX. Все приложения, разработанные на основе системы Lotus Notes, в том числе те, о которых далее пойдет речь, выполняются на всех поддерживаемых ею платформах без каких-либо модификаций;

поддержка удаленных баз данных, обеспечение синхронизации между ними. Это позволяет организовать глобальную корпоративную сеть, где каждый офис будет либо работать с центральным сервером Lotus удаленно, либо содержать на своем локальном сервере актуальную копию корпоративных баз данных;

встроенные Интернет-сервер и система электронной почты;

интерфейс с другими источниками данных через ODBC;

развитые визуальные средства разработки приложений и интерфейс с популярными системами разработки приложений.

Таким образом, Lotus является не только средством хранения данных, но и Интернет-сервером, а также обеспечивает функционирование электронной почты. Как интегрированная система коллективной работы сервер Lotus Notes позволяет организовать:

совместную систему обработки документов внутри компании, отдела, рабочей группы;

взаимодействие между удаленными компаниями или офисами;

обмен информацией внутри предприятия любого масштаба;

коллективную обработку данных из различных источников: реляционных серверов, ресурсов Интернета, офисных приложений.

Система Lotus Notes легко настраивается на все популярные сетевые протоколы и содержит развитые средства организации удаленного доступа и взаимодействия по глобальным сетям.
Пакет Lotus Notes содержит развитые средства защиты информации, о которых будет рассказано далее.
Все эти и многие другие достоинства делают систему Lotus Notes самым популярным средством построения корпоративных систем совместной работы. Так, в течение 1999 года во всем мире было продано почти 22 млн. лицензий на Notes, что превысило аналогичный показатель 1998 год на 62%. К концу 1999 года в мире насчитывалось около 56 млн. пользователей Lotus Notes.
Собственно, только приобретение и развертывание системы Lotus Notes позволяет решить следующие задачи:

реализацию электронной почты;

создание Интернет-сервера;

поддержку индивидуального и группового планирования мероприятий.

Но только этим использование сервера Lotus не ограничивается. Как уже говорилось выше, сервер Lotus Notes предназначен в первую очередь для организации коллективной работы над документами, что определяется архитектурой его баз данных и развитыми встроенными средствами создания приложений для их обработки. Безусловно, компания, владеющая системой Lotus, может самостоятельно разработать приложения под свои нужды, но на рынке уже имеются готовые. Два из них, предназначенные для организации документооборота и автоматизации коммерческой деятельности (торговли), предлагаются вниманию читателей.
§ 3.2. Система автоматизации документооборота ЭСКАДО.
Пакет ЭСКАДО (Электронная Система Комплексной Автоматизации ДокументоОборота) построен на основе сервера коллективной работы Lotus Notes компании IBM. Разработка системы ЭСКАДО в фирме «Интерпроком ЛАН» началась в 1996 году. Ее целью сразу же было поставлено создание коммерческого продукта. В настоящее время эта система успешно используется многими организациями для обеспечения документооборота, планирования работ и управления ими.
Адаптация к административной структуре компании в системе ЭСКАДО достигается различными способами.
Система ЭСКАДО логически поделена на четыре различных модуля: «Канцелярия», «Организации», «Персонал» и «Справочник», каждый из которых обеспечивает выполнение одной из основных задач, возникающих при работе с документами на предприятии. На рис.1 на закладках «перекидной записной книжки» видны названия этих подсистем; в реальной системе щелчок мыши на любой из них вызывает соответствующий компонент.
Модуль «Канцелярия» является основной составляющей системы ЭСКАДО. Он предназначен непосредственно для регистрации документов и контроля их прохождения.
Возможен просмотр документов по различным критериям выборки, например всех входящих по дате регистрации. Помимо регистрации, из этого модуля осуществляется отслеживание прохождения документов и контроль их исполнения.
Контроль взаимодействия с другими компаниями осуществляется посредством модуля «Организации». Этот компонент системы ЭСКАДО позволяет отслеживать контракты и проекты с другими компаниями, а также вести историю телефонных разговоров, встреч, обмена факсимильными сообщениями и переписки с различными адресатами.
Особого внимания заслуживают средства планирования работ (проектов) и управления ими. Благодаря этой возможности пользователи системы ЭСКАДО могут:

определять задачи, создавать и назначать ресурсы, необходимые для их выполнения;

назначать ответственных и исполнителей и отправлять им сообщения по электронной почте;

определять стоимость всего проекта и отдельных его этапов;

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://allbest.ru/

Курсовая работа

Название дисциплины Информационные технологии

Тема Программы для офисной автоматизации

студент Гонин Юрий Александрович

Введение

1. Электронный офис

3.2 Специальные типы сканеров

Заключение

Глоссарий

Введение

На протяжении последних десятилетий автоматизация офисной деятельности является одним из основных стимулов развития мировой информационной индустрии. Пожалуй, каждый из мировых гигантов -- разработчиков аппаратного и программного обеспечения внес свою лепту в развитие этой части рынка информационных технологий.

Спектр решений, предлагаемых для автоматизации офисной деятельности, включает офисные пакеты, средства организации коллективной работы и обмена информацией, решения для автоматизации управления компанией и многое другое. Благодаря этим решениям сам офис и организация труда его сотрудников за последнее время изменились до неузнаваемости.

При создании новой компании любого масштаба перед ее организаторами уже не встает вопрос о необходимости автоматизации деятельности ее офисов или подразделений -- возникает лишь проблема выбора средств для этой автоматизации среди многообразия продуктов, представленных на рынке.

1. Электронный офис

1.1 Информационная технология автоматизированного офиса

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев инфор-мацией. Информатика: Учебник. - 3-е изд. перераб. / Под ред. Н.В. Макаровой.

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационная технология автоматизированного офиса -- организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудио-почта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

1.2 Развитие офисной автоматизации: от традиционного офиса к производственному и электронному

В последние десятилетия в России при решении вопросов автоматизации организационно-экономического управления активно используется термин “офис”.

Понятие офиса имеет материальный и организационный аспекты. В первом случае имеются в виду помещения и оборудование, во втором - формы и структура управления. Офис может быть самостоятельным учреждением либо он входит в более крупную организационную структуру. Особенность работы офиса заключается в том, что он является не только источником конечных информационных услуг, но и источником решений, регламентирующих поведение людей или распределение материальных ресурсов. Учитывая, что офис прежде всего вырабатывает решения, имеющие ценность для клиента, офис - это информационное предприятие (часто пользующееся правом юридического лица), преобразующее информационные ресурсы в информационные продукты.

Использование компьютерной и иной организационной техники в офисе прошло несколько этапов: традиционный офис, производственный офис, электронный офис.

Традиционный офис - это сравнительно небольшой коллектив людей с достаточно широким кругом обязанностей.

Типовой состав рабочих операций в таком офисе включает подготовку материалов, печать, выверку документов, работу с почтой, ведение картотек, поиск информации, поддержание информационных фондов, выполнение расчетов, ведение деловых разговоров по телефону, работу за терминалом.

Производственный офис характеризуется большими объемами однотипной работы, ее строгой формализацией, более жестким распределением функций среди сотрудников. В этом случае суть автоматизации заключается в формировании и поддержании крупных информационных фондов, их систематизации, производстве выборок данных и проч.

Электронный офис есть реализация концепции всестороннего использования в офисной деятельности компьютерных средств и средств связи при развитии традиций предшествующих форм деятельности. К основным функциям и средствам электронного офиса относятся:

прием документов, их контроль и оформление; обеспечение доступа к документам без их дублирования на бумаге; дистанционная и совместная работа служащих над документом, электронная почта; персональная обработка данных; составление документов и их размножение; обмен информацией между базами данных; автоматизация контроля за документоведением; организация электронного документооборота; информационная поддержка принятия решения; работа с автоматизированными информационными системами; участие в совещаниях, используя средства удаленного доступа, и др.

Электронный офис благодаря электронной почте, ПК и компьютерным сетям увеличивает возможность прямого взаимодействия людей, не требуя при этом их физического нахождения в одном помещении.

1.3 Основные компоненты электронного офиса

База данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т.д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Электронная почта. Электронная почта, основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации. Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений, при желании можно указать, что это частная корреспонденция. Можно также послать отправление с уведомлением о его получении адресатом.

Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности. Первая -- купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты. Вторая возможность связана с покупкой услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

Аудио-почта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной является то, что она проще -- при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Табличный процессор. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:

Ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;

Обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.);

Вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;

Качественное оформление табличных форм представления данных;

Многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;

Проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;

проведение математического моделирования и другие операции.

Электронный календарь. Он предоставляет возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Система дополнительно дает возможность получить доступ также и к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями.

Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.

Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста:

Создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;

Заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках;

Заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.

Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства -- оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями.

Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно. Эффективность аудиоконференций повышается при выполнении следующих условий:

Работник, организующий аудиоконференцию, должен предварительно обеспечить возможность участия в ней всех заинтересованных лиц;

Количество участников конференции не должно быть слишком большим (не более шести), чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемой проблемы;

Программа конференции должна быть сообщена ее участникам заблаговременно, например, с использованием факсимильной связи;

Перед тем как начать говорить, каждый участник должен представляться;

Должны быть организованы запись конференции и ее хранение;

Запись конференции должна быть распечатана и отправлена всем ее участникам.

Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференций, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.

Наиболее популярны три конфигурации построения видеоконференций:

Односторонняя видео- и аудиосвязь. Здесь видео- и аудиосигналы идут только в одном направлении, например от руководителя проекта к исполнителям;

Односторонняя видео- и двухсторонняя аудиосвязь. Двухсторонняя аудиосвязь дает возможность участникам конференции, принимающим видеоизображение, обмениваться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником;

Двухсторонняя видео- и аудиосвязь. В этой наиболее дорогой конфигурации используется двухсторонняя видео- и аудиосвязь между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус.

Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

автоматизированный офис электронный документ

2. Электронный документооборот

2.1 Назначение систем управления электронными документами

Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей Александра Глинских «Современные системы электронного документооборота»

Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.

В настоящее время на большинстве российских предприятий корпоративная информация (договоры, прайс-листы, приказы, деловая переписка, финансовая документация и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто неупорядоченно на файл-сервере). При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно.

Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (первые из которых появились еще в 1980-е гг.). Эти системы еще называют Electronic Document Management Systems (EDMS).

EDMS-системы являются неотъемлемой частью мирового рынка ПО управления электронным документооборотом и содержимым информационных систем, так называемого DCT (document and content technologies) рынка. Аналитики IDC выделяют следующие сегменты DCT-рынка: системы электронного документооборота; системы управления содержимым на порталах предприятий и системы управления содержимым для электронной коммерции. Важность внедрения эффективных систем электронного документооборота для успешного ведения бизнеса сохранилась, и в обозримом будущем их значимость будет только усиливаться.

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (т.к. они чаще всего остаются на сервере), а передачу прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением.

Главное назначение систем электронного документооборота это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.

Следует сказать, что в настоящее время существует немало подходов к решению проблем управления электронным документооборотом. Кроме так называемых универсальных систем электронного документооборота (EDMS) решить задачу управления документами можно при помощи следующих основных видов программных средств:

*средств групповой работы (типа ПО Lotus Notes, Novell GroupWise и MS Exchange);

*систем управления особыми видами документов (в частности, PDM-систем);

*специальных модулей управления документооборотом в составе корпоративных информационных систем для предприятий (SAP R/3, Baan и др.).

Чем же универсальные системы электронного документооборота отличаются от них? И в чем преимущества их использования по сравнению с другими подходами?

Пожалуй, в каждом конкретном случае нужно исходить из особенностей целей и задач, которые ставит предприятие при внедрении системы управления документооборотом. Например, для одних задач наилучшим решением будет ПО Novell GroupWise, для других же оптимальным будет внедрение именно EDMS-системы. Важным свойством универсальных систем электронного документооборота является то, что они предоставляют возможность решения большого числа задач управления документами.

Тем не менее следует отметить, что полностью все задачи управления документооборотом они все равно не смогут решить (из-за их динамически меняющегося и, практически, неисчерпаемого многообразия). Кроме того, внедрение специализированного ПО может оказаться дешевле и эффективней.

Размещено на http://allbest.ru/

И все-таки у EDMS-систем есть ряд серьезных достоинств. В частности, по сравнению с ПО поддержки групповой работы, большинство наиболее распространенных в мире EDMS-систем обладает следующими достоинствами:

*практическая неограниченность размера электронного архива;

*встроенная поддержка полнотекстовой индексации;

*поддержка версий и подверсий документов;

*возможность хранения документов в архиве в исходном формате;

*возможность ведения журналов действий пользователей. 3 Антон Коваленко. Автоматизированный электронный документооборот на основе системы Lotus Notes/Domino.

2.2 Подсистемы автоматизации документооборота

Системы автоматизации делопроизводства.

Функции автоматизации делопроизводства в том или ином виде представлены в любой системе автоматизации документооборота. В функции систем автоматизации делопроизводства не входит хранение и перемещение документов в организации. В их функции входит фиксация документов в специальной базе данных, выражающаяся в заполнении специальной карточки документа. Содержимое карточки документа может варьироваться в зависимости от сложившейся в организации ситуации.

Структура документов, зафиксированных в базе данных, опирается на так называемую номенклатуру дел, имеющуюся, как правило, в каждой организации, а технология учета и обработки документов опирается на сформулированное в данной организации “Положение о делопроизводстве”. Как мы уже отметили, документы хранятся в бумажном виде, в специальном архиве, но в базе данных отображается их текущее местоположение и статус, включая атрибуты контроля исполнения. Обычно в системах делопроизводстве различают входящие и исходящие документы, нормативно-распорядительные документы, документы коллегиальных органов управления, справочные документы и пр.

Документы, находящиеся на контроле исполнения, подразделяются по исполнителям, статусу исполнения, срокам исполнения и прочее. Каждый документ в системе представляет собой запись в базе данных, характеризующуюся набором значений атрибутов карточки. Помимо учета и поиска документов в базе данных, система должна обеспечивать генерацию отчетов, позволяющих получить ведомости исполнения документов и прочую сводную информацию.

Для разработки приложений, выполняющих функции автоматизации делопроизводства больше всего подходят стандартные инструменты, используемые для разработки автоматизированных рабочих мест, от настольных баз данных до систем на базе различных SQL серверов. Однако в том случае, если автоматизация документооборота не закончиться данным шагом, то можно подумать и о других инструментах, обеспечивающих более последовательное развитие системы. Так например, при переходе к электронному хранилищу документов база данных системы делопроизводство должна содержать ссылки на соответствующие объекты электронного архива, при использовании электронных средств маршрутизации документов система должна обеспечивать возможность рассылки документов на рабочие места пользователей, определения текущего местоположения документа и так далее. О конкретных решениях и программных продуктах для реализации данных функций мы поговорим в наших последующих публикациях.

Архивы документов

Архив документов это то, что собственно хранит электронный документ. При этом может храниться либо образ документа, либо его содержание, либо и то и другое. Помимо собственно хранения документов, архив должен обеспечивать навигацию по иерархии документов и их поиск. В отличие от поиска по атрибутам документов, который имелся и в системах предыдущего класса, архивы документы должны обеспечивать полнотекстовый поиск по содержимому текстовых фрагментов в документе. В предельном случае поисковый механизм должен обладать некоторым интеллектом, то есть обеспечивать поиск близких грамматических конструкций, а также поиск близких по смыслу слов.

В отличие от систем предыдущего класса, в архивах хранятся сами документы, и по этому система должна обеспечивать разграничение прав доступа к документам. Пользователь может идентифицироваться либо посредством сетевого имени, либо с помощью специального имени и пароля определенного в системе управления архивом. Помимо разделения прав доступа на уровне пользователей система должна обеспечивать выделение групп пользователей или ролей.Следующей функцией архива документов является обеспечение возможности групповой работы с документами, находящимися в стадии создания - это функция блокировок документов или Check-In/Check-Out контроль. Если один из пользователей системы начинает редактировать документ, он блокируется для доступа других пользователей до тех пор, пока с ним не закончится работа. Еще одной функцией архива является поддержка контроля версий. Версии документов могут фиксироваться либо автоматически, либо по инициативе пользователя. В случае необходимости пользователь может вернуться к одной из предыдущих версий документа.К сервисным функциям архива документов относятся возможность создания резервных копий документов без прекращения работы системы, интеграция с системами обеспечения оптимальной стоимости хранения данных и прочее.

Системы ввода документов и системы обработки образов документов

Одной из самостоятельных функций систем документооборота является ввод документов в архив. Под этим понимается перевод документов из бумажного вида в электронный. В простейшем случае эта процедура сводиться к простому сканированию. Однако, как правило, простого сохранения образа документа оказывается недостаточно.Образ документа может потребовать так называемого аннотирования, наложения на образ документа различных дополнительных образов, выделений, текстовых пометок и прочее. Помимо этого, образ документа должен быть снабжен набором атрибутов, который позволит его идентифицировать в системе делопроизводства и в архиве документов. Эти операции производятся вручную.

Более сложной функцией является автоматическое распознавание содержимого образа документа и формирование документа, содержащего его текст. Для этого предназначены программы, относящиеся к классу ПО распознавания текста. Еще более сложной функцией является распознавание содержимого форм. При этом программа определяет наличие записей, в том числе и рукописных в определенных полях бланка документа, распознает его содержимое и автоматически заполняет значения атрибутов данного документа в системе. При необходимости значения определенных полей бланка может выбираться из определенного в системе справочника.

Системы управления стоимостью хранения документов

Совершенно очевидно, что при сохранении в архиве образов документов объемы хранения могут быстро расти и достигать значительных объемов. При этом интенсивность обращения к документам, находящимся в архиве далеко не равномерна. Документы, находящиеся в работе, очевидно, затребуются достаточно часто, в то время как доступ к документам, работа с которыми уже завершена, осуществляется очень редко. Соответственно, система может обеспечивать различную оперативность доступа к различным документам. Так как стоимость хранения документов в архиве, как правило, обратно пропорциональна скорости доступа, то можно воспользоваться отмеченной закономерностью для оптимизации стоимости содержания архива.

Системы управления стоимостью хранения как раз и решают данную задачу. Обеспечивая возможность работы с различными периферийными устройствами - накопителями на жестких магнитных дисках, On-Line оптическими стойками, накопителями на магнитной ленте и CD-ROM устройствами. Система обеспечивает автоматический перенос данных c на более “дешевые” устройства в случае, если доступ к ним осуществляется недостаточно часто.

Системы маршрутизации документов

Системы маршрутизации документов занимаются непосредственно пересылкой документов на рабочие места исполнителей, сбор информации о текущем статусе документов, осуществляют консолидацию документов по завершению работы с ними на отдельных этапах, а также обеспечивают средства доступа к информации о текущем состоянии работ с документами.

Системы маршрутизации, как правило, содержат средства описания типовых маршрутов прохождения документов в организации. На основании разработанных маршрутных схем могут порождаться экземпляры бизнес-процессов работы с документами. В данном случае можно говорить о жесткой маршрутизации. Альтернативой является так называемая свободная маршрутизация, при которой маршрут формируется “стихийно”. Каждый пользователь системы, обладающий соответствующими правами, может определить следующего или следующих исполнителей документа.

Администратор системы и менеджер, курирующий конкретный бизнес-процесс, может контролировать текущее состояние маршрута и вносить различные корректирующие воздействия в случае необходимости. При маршрутизации документов возможны две схемы, назовем их Off-Line и On-Line. В первом случае при пересылке документа на рабочее место пользователя происходит его физическое извлечение из архива документов и доставка (например, с помощью электронной почты) на рабочее место клиента. По завершению работы документ обратно погружается в архив. В этом случае система маршрутизации сама является клиентом архива документов и вносит соответствующую информацию в учетную базу данных.

Вторая схема не подразумевает физического перемещение документа. Система маршрутизации документов обеспечивает клиенту интерфейс для доступа к заданиям на обработку документов. Обе схемы маршрутизации имеют свои достоинства и недостатки. К сожалению, в связи с ограниченностью пространства, обсуждения нюансов использования систем маршрутизации мы вынесем в отдельные публикации.

Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов

Развитием систем маршрутизации документов являются WorkFlow системы, или системы комплексной автоматизации бизнес-процессов. В отличие от систем маршрутизации документов, объектом маршрутизации в них является совокупность данных используемых в некотором бизнес-процессе. Пользователь получает на рабочее место информацию о том, что он должен сделать и все необходимые для этого данные. WorkFlow приложение определяет, какое приложение должно быть запущено для реализации функций на данном рабочем месте, и загружает в него необходимые данные. Парадигма WorkFlow системы предполагает, что пользователь должен выполнять только необходимые функции, всю рутинную работу - определение последовательности действий, доставку необходимой информации, контроль своевременности исполнения работы и прочее выполняет система WorkFlow.

Функции WorkFlow приложений выходит за рамки функций систем документооборота, однако, технологии, используемые в данных приложениях очень близки технологиям, используемым в системах маршрутизации документов, к тому же маршрутизация документов может рассматриваться как частный случай задачи построения WorkFlow систем, поэтому мы уделили им некоторое внимание.

3. Автоматизация ввода информации в компьютер

3.1 Сканеры для ввода текстов и иллюстраций

Основным методом перевода бумажных документов в электронную форму является сканирование. Сканирование -- это технологический процесс, в результате которого создается графический образ бумажного документа. Существует несколько разных видов сканеров, но в их основе лежит один и тот же принцип. Документ освещается светом от специального источника, а отраженный свет воспринимается светочувствительным элементом.

Минимальный элемент изображения интерпретируется сканером как цветная (или серая) точка. Таким образом, в результате сканирования документа создается графический файл, в котором хранится растровое изображение исходного документа.

Растровое изображение состоит, как известно, из точек. Количество точек определяется как размером изображения, так и разрешением сканера. В настоящее время для ввода текстовой и графической информации используют следующие виды сканеров. Ручные сканеры. Это самый простой вид сканеров, дающий наименее качественное изображение. Такой сканер не имеет движущихся частей, и сканирование производится путем перемещения сканера по документу. Недостатком ручных сканеров является очень узкая полоса сканирования (стандартный лист бумаги приходится сканировать в несколько проходов), а также высокие требования к самому процессу сканирования. Так, если рука, держащая сканер, слегка подрагивает или движется рывками, говорить о хорошем качестве сканирования не приходится. Ручные сканеры пригодны для сканирования текстов, но использовать их для сканирования изображений (фотографий) затруднительно.

Листовые сканеры. Сканеры этого типа позволяют за одну операцию сканировать лист бумаги стандартного формата. Блок сканирования у таких сканеров неподвижен, а бумага протягивается мимо него при помощи специальных валиков (как в принтере). Листовые сканеры гарантируют хорошее качество сканирования, но они способны сканировать только отдельные листы. Перевести с их помощью в электронную форму страницу книги или разворот журнала невозможно.

Планшетные сканеры обеспечивают наилучшее качество и максимальное удобство при работе с бумажными документами. Под крышкой планшетного сканера располагается прозрачное основание, на которое укладывают документ. Блок сканирования перемещается вдоль документа внутри корпуса сканера. Продолжительность сканирования стандартного машинописного листа: составляет от одной до нескольких секунд.

3.2 Специальные типы сканеров

Барабанные сканеры обеспечивают наивысшее разрешение сканирования, но они предназначены для сканирования не бумажных документов, а прозрачных материалов, например слайдов, негативов и т. п. В сканерах этого типа считывающая головка установлена неподвижно, а изображение, закрепленное на цилиндрическом барабане, вращается с высокой скоростью и сканируется построчно.

Сканеры форм -- специальные сканеры для ввода информации с заполненных бланков. Это разновидность листовых сканеров. С помощью подобных устройств вводят данные из анкет, опросных листов, избирательных бюллетеней. От сканеров этого типа требуется не высокая разрешающая способность, а очень высокое быстродействие. В частности, для сканеров этого типа автоматизируют подачу бумажных листов в устройство.

Штрих-сканеры -- разновидность ручных сканеров. Предназначены они для считывания штрих-кодов с маркировки товаров в магазинах. Штрих-сканеры позволяют автоматизировать процесс подсчета стоимости покупок. Они особенно удобны в торговых помещениях, оборудованных электронной связью и производящих расчеты с покупателями с помощью электронных платежных средств (кредитных карт, смарт-карт и т. п.).

Связь сканера с операционной системой. Для подключения сканера к компьютеру используют разные методы. Существуют сканеры со специальной платой расширения, так называемым контроллером. Плату устанавливают в одно из гнезд расширений материнской платы компьютера, а сканер подключают к разъему платы. Некоторые сканеры подключают к свободному параллельному порту (порту принтера). В таком случае передача данных происходит медленнее, зато никаких дополнительных устройств для подключения сканера не требуется. Наиболее производительные сканеры используют интерфейс SCSI разработанный специально для подключения к компьютеру внешних устройств. Компьютер в этом случае должен иметь специальный контроллер, обеспечивающий работу с этим аппаратным интерфейсом. Такой контроллер чаще всего выполняется на плате расширения.

Поскольку аппаратные интерфейсы сканеров отличаются многообразием, были предприняты специальные меры для стандартизации программного интерфейса, обеспечивающего связь между сканерами и операционной системой. Этот интерфейс основан на специальном протоколе TWAIN. Если сканер поддерживает данный протокол, то операционная система Windows способна обеспечить взаимодействие между сканером и программным приложением, предназначенным для работы с ним. Все современные сканеры поддерживают стандарт TWAIN.

Таким образом, в большинстве программ работа со сканером производится при посредстве специального диалогового окна, обеспечивающего непосредственное взаимодействие со сканером. После того как пользователь дает команду на сканирование документа, данные передаются в программу, обратившуюся к сканеру, с использованием протокола TWAIN.

После обработки документа сканером получается графическое изображение документа (графический образ). Но графический образ еще не является текстовым документом. Человеку достаточно взглянуть на лист бумаги с текстом, чтобы понять, что на нем написано. С точки зрения компьютера, документ после сканирования превращается в набор разноцветных точек, а вовсе не в текстовый документ.

Проблема распознавания текста в составе точечного графического изображения является весьма сложной. Подобные задачи решают с помощью специальных программных средств, называемых средствами распознавания образов. Реальный технический прорыв в этой области произошел лишь в последние годы. До этого распознавание текста было возможно только путем сравнения обнаруженных конфигураций точек со стандартным образцом (эталоном, хранящимся в памяти компьютера). Авторы программ задавали критерий «похожести», используемый при идентификации символов.

Подобные системы назывались OCR (Optical Character Recognition -- оптическое распознавание символов) и опирались на специально разработанные шрифты, облегчавшие такой подход. Если приходилось сталкиваться с произвольным и, тем более, сложным шрифтом, программы такого рода начинали давать серьезные сбои.

Современные научные достижения в области распознавания образов буквально перевернули представление об оптическом распознавании символов. Современные программы в полне могут справляться с различными шрифтами без перенастройки. Многие распознают даже рукописный текст.

3.3 Программы распознавания текстов

Поскольку потребность в распознавании текста отсканированных документов достаточно велика, неудивительно, что имеется значительное число программ, предназначенных для этой цели. Так как разные научные методы распознавания текста развивались независимо друг от друга, многие из этих программ используют совершенно разные алгоритмы.

Эти алгоритмы могут давать разные результаты на разных документах. Например, упоминавшиеся выше системы OCR способны распознавать только стандартный специально подготовленный шрифт и дают на этом шрифте наилучшие результаты, которые не может превзойти ни одна из более универсальных программ.

Современные алгоритмы распознавания текста не ориентируются ни на конкретный шрифт, ни на конкретный алфавит. Большинство программ способно распознавать текст на нескольких языках. Одни и те же алгоритмы можно использовать для распознавания русского, латинского, арабского и других алфавитов и даже смешанных текстов. Разумеется, программа должна знать, о каком алфавите идет речь.

Нас, прежде всего, интересуют программы, способные распознавать текст, напечатанный на русском языке. Такие программы выпускаются отечественными производителями. Наиболее широко известны и распространены программы Fine Reader и CuneiForm.

Заключение

В итоге из всего вышеописанного можно сделать вывод, что ERP-системы представляют собой набор интегрированных приложений, которые позволяют создать единую среду для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа всех основных бизнес-операций в масштабе предприятия. Среди них можно выделить планирование производственных ресурсов, оперативное управление производственным планом, учет и анализ результатов деятельности и т.д. Все операции планирования и анализа подразделяются в ERP на отдельные функциональные модули: планирование ресурсов (финансовых, людских, материальных) для производства товаров или услуг, оперативный контроль за выполнением планов (снабжения, сбыта), выполнением договоров, все виды учета, анализ результатов хозяйственной деятельности. Вся информация хранится в единой базе данных, откуда она может быть в любое время получена по запросу.

Значит, если компании необходимо:

1. Интегрировать финансовую информацию. Когда руководитель пытается оценить работу компании, он может увидеть много разных «версий правды». Финансовый отдел предоставляет одну версию отчёта о доходах, отдел продаж - другую. Остальные подразделения могут показывать свои варианты того, каков их вклад в бизнес. ERP-система создает один окончательный вариант правды, который не может никем оспариваться, поскольку все используют одну систему.

2. Интегрировать информацию о заказах. В ERP-системе заказ проживает всю свою жизнь - от момента появления во фронт-офисе, до той минуты, когда товар отгружается клиенту, а бухгалтерия выписывает ему счет. Имея информацию в одной системе, а не «размазанной» по множеству различных приложений, компании легче отслеживать заказ и координировать производство, складирование и отгрузку по всем подразделениям одновременно.

3. Стандартизировать и ускорить процесс производства. Производственные компании, особенно обладающие аппетитом приобретать и сливаться, часто обнаруживают, что многочисленные подразделения компании делают одно и то же, используя разные методы и разные компьютерные системы. ERP-системы приходят со стандартными методами автоматизации определенных шагов производственного процесса. Стандартизация этих процессов и использование единой интегрированной системы экономит время, увеличивает производительность и уменьшает головную боль.

4. Уменьшить складские запасы. ERP-системы способствуют тому, что производственный процесс протекает более гладко, улучшается процесс исполнения заказа внутри компании. Компания теперь может запасать меньше сырья, необходимого для производства продукта, и хранить меньше готовой продукции на складах. Для того, чтобы радикально улучшить всю цепочку поставок, вам может потребоваться специальный модуль SCM (Supply Chain Management - управление цепочками поставок), который сегодня входит в стандартную конфигурацию большинства ERP-систем.

5. Стандартизировать информацию по персоналу. В компаниях с большим количеством различных бизнес-единиц отделы кадров часто не имеют единой унифицированной методики отслеживания рабочего времени персонала и работы с ним. Это положение может исправить ERP. Спеша сделать это, компании часто упускают из виду, что ERP дает не более чем общее представление того, как некая типичная компания делает свой бизнес. Реальность же намного сложнее, и каждая отрасль имеет «фишки», делающие бизнес компании уникальным. Так, большинство ERP-систем изначально разрабатывалось для использования компаниями, производящими вещи, которые можно пересчитать или потрогать, т.е. для дисректного производства. Сейчас ERP-поставщики предлагают также решения для непрерывного производства и отраслевые решения для компаний, чьим продуктом являются различные процессы (нефтяные, химические или сервисные компании, которые оценивают свои продукты скорее в потоках, чем отдельных единицах) то просто необходимо внедрение ERP.

Человечество осознало необходимость упорядочения процессов управления бизнес-процессами еще в начале XX века. В настоящее время ERP является последней стадией в эволюции автоматизированных интегрированных систем управления предприятием.

Глоссарий

ERP - организационная стратегия интеграции производства и операций, управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного интегрированного пакета прикладного программного обеспечения, обеспечивающего общую модель данных и процессов для всех сфер деятельности.

Автоматизация - одно из направлений научно-технического прогресса, использующее саморегулирующие технические средства и математические методы с целью освобождения человека от участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования энергии, материалов или информации, либо существенного уменьшения степени этого участия или трудоёмкости выполняемых операций.

База данных - совокупность данных, хранимых в соответствии со схемой данных, манипулирование которыми выполняют в соответствии с правилами средств моделирования данных.

Бизнес-процесс - это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей.

Сканер изображений - устройство для считывания двумерного (плоского) изображения и представления его в растровой электронной форме. После этого возможна программная обработка полученных данных с целью распознавания сканированного текста или векторизации графики.

Сканирование изображения - это технологический процесс, в результате которого создается графический образ бумажного документа.

Стандартизация - это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

Электронный архив документов - система структурированного хранения электронных документов, основной задачей которой является обеспечение оперативного доступа всех отделов организации, включая каждого сотрудника, к необходимой информации.

Электронный документооборот - это строго регламентируемый процесс движения документов или информации в организации, другими словами.

Электронный офис - это инструмент для оптимизации наиболее трудоемких бизнес-процессов, который позволяет работать с внутренней и внешней информацией компании в едином информационном пространстве

Список использованных источников

Гаврилов, М. В. Информатика и информационные технологии [Текст] / М. В. Гаврилов. - М. : Гардарики, 2007.

Грабауров, В. А. Информационные технологии [Текст] : учеб. пособие / В. А. Грабауров. - М. : Современная школа, 2006.

Дейт, К. Дж. Введение в системы баз данных [Текст] : пер. с англ. / К. Дж. Дейт. - М. : Вильямс, 2006.

Еременко, Ю. А. Современные информационные технологии [Текст] / Ю. А. Еременко, С. М. Штангей. - М. : ТНТ ООО, 2005.

Информатизация бизнеса: концепции, технологии, системы [Текст] / А. М. Карминский [и др.] - 2-е изд., перераб. и доп. - М. : Финансы и статистика, 2004.

Коноплева, И. А. Информационные технологии [Текст] / И. А. Коноплева. - М. : Проспект, 2007.

Максимов, Н. В. Современные информационные технологии [Текст] / Н. В. Максимов, Т. Л. Партыка, И. И. Попов. - Форум, 2008 г.

Советов, Б. Я. Информационные технологии [Текст] : учебник для вузов / Б. Я. Советов. - М. : Высшая школа, 2009.

Советов, Б. Я. Информационные технологии [Электронный ресурс] : учебник для вузов / Б. Я. Советов. - М. : Высшая школа, 2003. Электронная библиотека IT-книга.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Назначение программ офисной автоматизации. Преимущества ERP-систем, критерии их выбора. Характеристики ряда программ: "БЭСТ-5" - информационной системы управления предприятием, описание 1С:Предприятие 8.1, Microsoft Dynamics AX, Галактика Business Suite.

курсовая работа , добавлен 19.12.2011

Комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. Состав и основные компоненты электронного офиса. Информационные технологии виртуальных офисов. Использование интерактивной машинной графики.

лекция , добавлен 25.06.2013

Классификация информационных систем по степени автоматизации, сфере функционирования объекта управления, уровню в системе государственного управления, видам решаемых финансово-экономических задач. Информационная система автоматизированного офиса.

презентация , добавлен 18.03.2014

Понятие "виртуального офиса". Защищённый канал доступа сотрудников к системам фирмы, хостинг систем, документооборот, портал. Пользователи виртуального офиса. Услуги и преимущества виртуального офиса, принцип работы. Недостатки и ненадежные провайдеры.

контрольная работа , добавлен 21.10.2010

Необходимость в системах распознавания символов. Виды сканеров и их характеристики. Оптимальное разрешение при сканировании. Программы распознавания текста. Получение электронного документа. FineReader - система оптического распознавания текстов.

презентация , добавлен 15.03.2015

Информационная технология обработки данных, автоматизированного офиса, поддержки принятия решений, экспертных систем и управления, примеры их внедрения. Биллинговые системы, условия повышения эффективности аудиоконференций, интерфейс пользователя.

курсовая работа , добавлен 14.02.2011

Классификация автоматизированных информационных систем. Классические примеры систем класса А, B и С. Основные задачи и функции информационных систем (подсистем). Информационные технологии для управления предприятием: понятие, компоненты и их назначение.

контрольная работа , добавлен 30.11.2010

Концепция электронного офиса, макет офисного помещения. Штатное расписание организации и проектирование автоматизированных рабочих мест. Критерии выбора технических средств и программного обеспечения. Значение международных классификаций информации.

контрольная работа , добавлен 17.06.2010

Анализ особенностей работы и технических возможностей программы "1С: Предприятие", предназначенной для решения широкого круга задач по автоматизации учетной и офисной деятельности. Характеристика основных средств администрирования и конфигурации системы.

курсовая работа , добавлен 28.05.2010

Концепция программного средства, позволяющего повысить качество проектного менеджмента и снизить риски проектной деятельности. Электронный проектный офис как система поддержки принятия решений. Оценка экономической эффективности использования продукта.

Информационная технология автоматизированного офиса – организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Автоматизированный офис:

поддерживает внутрифирменную связь персонала,

предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

Рис. 4. Основные компоненты автоматизации офиса

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

Основные компоненты

База данных. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же , как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Пример 10. В базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья.

Могут ежедневно по электронной почте поступать с- биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Полученная из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения.

Текстовый процессор. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Электродная почта. Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.

Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений, при желании можно указать, что это частная корреспонденция. Вы также можете послать отправление с уведомлением о его получении адресатом.

Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности:

купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты.

купить услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной является то, что она проще – при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Табличный процессор. Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:

■ ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;

■ обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.);

■ вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;

■ качественное оформление табличных форм представления данных;

■ многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;

■ проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;

■ проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций.

Любая современная среда табличного процессора имеет средства пересылки данных по сети.

Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Компьютерные конференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

Телеконференции. Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста:

■ создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;

■ заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках;

■ заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства – оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц.

Следует напомнить, что идея хранения изображений не нова и реализовывалась раньше на основе микрофильмов и микрофиш. Созданию данной технологии способствовало появление нового технического решения – оптического диска в комбинации с цифровой записью изображения.

Аудиоконференции . Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференции является телефонная связь , оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференции не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Использование аудиоконференции облегчает принятие решений, оно дешево и удобно. Эффективность аудиоконференции повышается при выполнении следующих условий:

■ работник, организующий аудиоконференцию, должен предварительно обеспечить возможность участия в ней всех заинтересованных лиц;

■ количество участников конференции не должно быть слишком большим (обычно не более шести), чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемой проблемы;

■ программа конференции должна быть сообщена ее участникам заблаговременно, например, с использованием факсимильной связи;

■ перед тем как начать говорить, каждый участник должен представляться;

■ должны быть организованы запись конференции и ее хранение;

■ запись конференции должна быть распечатана и отправлена всем ее участникам.

Видеоконференции . Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Наиболее популярны три конфигурации построения видеоконференций:

■ односторонняя видео- и аудиосвязь. Здесь видео- и аудиосигналы идут только в одном направлении, например от руководителя проекта к исполнителям;

■ односторонняя видео- и двухсторонняя аудиосвязь. Двухсторонняя аудиосвязь дает возможность участникам конференции, принимающим видеоизображение, обмениваться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником;

■ двухсторонняя видео- и аудиосвязь. В этой наиболее дорогой конфигурации используется двухсторонняя видео- и аудиосвязь между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус.

Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

ГОУ СПО

КОЛЛЕДЖ МАЛОГО БИЗНЕСА № 4

ЗАДАНИЕ

для выпускной письменной экзаменационной работы

Обучающемуся: Гоголеву Андрею Анатольевичу _______________________

ГОУ СПО КОЛЛЕДЖА МАЛОГО БИЗНЕСА № 4 Группа № СЭ 31 _________

Профессия НПО «1.9 Оператор электронно-вычислительных машин» _______

Тема дипломной работы: Автоматизация работы в офисе. _________________

Целевая установка: Расширение теоретических знаний и характеристика ____ основных компонентов автоматизации офиса. ___________________________

Основные вопросы, подлежащие разработке (исследованию):
1) обзор литературы; ________________________________________________

2) актуальность темы исследования; ___________________________________

3) общая характеристика автоматизации офиса ; __________________________

4) назначение автоматизации офиса ; ___________________________________

5) основные компоненты автоматизации офиса; __________________________

6) практическая направленность исследования: примеры использования ____ автоматизированных информационных технологий в офисе. ____________

Дата выдачи работы «_____» ___________________________________ 20__г.

Срок представления законченной работы «_____»__________________ 20__г.

Срок сдачи работы «_____» ___________________________________ 20__г.

Введение……………………………………………………………………...........3

Глава 1. Характеристика и назначение автоматизации офиса………………….5

1.1. Основные компоненты офисных автоматизированных систем…………...5

1.2. Основные методы автоматизации офисной деятельности……………….15

1.3. Средства офисной автоматизации и коллективной работы………………20

1.3.1. Средства управления электронными документами……………………..24

1.3.2. Средства автоматизации документооборота…………………………….27

Глава 2. Автоматизированные информационные технологии в офисе………34

2.1. Бухгалтерские программы………………………………………………….34

2.2. Автоматизированная информационная система «Налог»………………..36

2.3. Другие полезные программы для офиса: автоматизация заданий……….43

Глава 3. Техника безопасности и организация рабочего места

Оператора ЭВМ………………………………………………………………....49

3.1. Организация рабочего места оператора ЭВМ…………………………….49

3.2. Техника безопасности………………………………………………………52

Заключение………………………………………………………………………53

Список литературы………………………………………………………………55

Введение

Современное общество не может существовать без документооборота. Документы сопровождают нас на каждом шагу. Даже мелкая покупка товара в магазине сопровождается выдачей документа - кассового чека. Мы можем выбросить ненужный чек в урну сразу после покупки, но это не меняет дела. Все равно в магазине остается копия чека, которая еще долго будет храниться и учитываться.

Одна из задач, стоящих перед информатикой, как наукой, состоит в переводе документооборота из бумажной формы и электронную. Эту задачу решают путем разработки и внедрения аппаратных и программных средств и методов электронного документооборота.

Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Выбранная мной тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

Информационные технологии управления - это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Цель работы: Расширение теоретических знаний и характеристика основных компонентов автоматизации офиса.

Задачи работы:

1. дать общую характеристику автоматизации офиса;

2. рассмотреть назначение автоматизации офиса;

3. перечислить основные компоненты автоматизации офиса;

4. привести примеры использования автоматизированных информационных технологий в офисе.

Дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка литературы и приложений.

Глава 1. Характеристика и назначение автоматизации офиса

1.1. Основные компоненты офисных автоматизированных систем

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникации автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса (рис. 1) призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Рис. 1. Основные компоненты автоматизации офиса.

Автоматизированных офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационная технология автоматизации офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

База данных

Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Пример. В базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья.

Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных.

Текстовый процессор

Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Электронная почта

Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации.

Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности. Первая - купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующих функцию электронной почты. Вторая возможность связана с покупкой услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

Аудиопочта

Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной является то, что она проще - при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Табличный процессор

Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:

ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;
обработка дынных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.);
вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;
качественное оформление табличных форм представления данных;
многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;
проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;
проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций.

Электронный календарь

Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Компьютерные конференции и телеконференции

Компьютерные конференции и телеконференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем, аудио- и видеоконференций.

Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

Видеотекст

Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста:

создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;
заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставлять клиенту на магнитных или оптических дисках;
заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Аудиоконференции используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференции является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиконференци не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Эффективность аудиоконференций повышается при выполнении следующих условий:

работник, организующий аудиоконференцию, должен предварительно обеспечить возможность участия в ней всех заинтересованных лиц;
количество участников конференции не должно быть слишком большим (обычно не более шести), чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемой проблемы;
программа конференции должна быть сообщена ее участникам заблаговременно, например, с использованием факсимильной связи;
перед тем как начать говорить, каждый участник должен представляться;
должны быть организованы запись конференции и ее хранение;
запись конференции должна быть распечатана и отправлена всем ее участникам.

Видеоконференции предназначены для тех же целей что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Наиболее популярны три конфигурации построения видеоконференций: односторонняя видео- и аудиосвязь.

Здесь видео- и аудиосигналы идут только в одном направлении (от руководителя проекта к исполнителям);

односторонняя видео- и двухсторонняя аудиосвязь. Двухсторонняя аудиосвязь дает возможность участникам конференции, принимающим видеоизображение, обмениваться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником;

двухсторонняя видео- и аудиосвязь. В этой наиболее дорогой конфигурации используется двухсторонняя видео- и аудиосвязь между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус.

Факсимильная связь

Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Факсы используются очень часто. Газеты и финансовые учреждения пользуются их услугами на протяжении многих лет. Первые факсы были аналогичны звуковым модемам. Однако технологии не стоят на месте, а постоянно совершенствуются. Страница текста или фото загружается в факс и сканируется. При этом луч сканера, перемещаясь по странице, кодирует белые и темные участки изображения, которые затем цифровом виде передаются по телефонным линиям. При получении сообщения происходит аналогичный процесс, но только в обратном порядке - значения битов, представляющие коды символов, переводятся из цифровой формы в аналоговый сигнал. Факс посылает и принимает в оцифрованном виде отсканированные страницы с графическими изображениями, текстом и т. п. Поскольку факс работает только с графическими символами, компьютерная программа не может быть передана с его помощью.

Модем не выполняет преобразований графических изображений в цифровой вид, а служит лишь для передачи любой цифровой информации по телефонным линиям. Другими словами, если вы с помощью какой-либо программы закодировали изображение (например, сформировали графически файл), то его вы сможете легко передать через модем. Однако в этом случае получатель должен будет самостоятельно декодировать ваш файл с помощью какой-либо программы работы с графикой.

Факс и модем не могут одновременно (в одно и то же время) использовать одну телефонную линию. Но по отдельности они, конечно же могут обслуживаться одной телефонной линией. В настоящее время во всем мире используются миллионы факсов для передачи документов, подписей, печатей писем и т. п. между странами, в пределах одной страны и даже между факсами в разных комнатах одной компании.

С помощью факса можно отправить письма всего за несколько минут. Существует множество программ, которые позволяют задержать отправку факсов, например, до ночного времени, когда телефонные тарифы уменьшаются. В зависимости от вида бизнеса и объема почты, которую нужно отправлять, факс-система может окупить себя за очень короткое время. Ее ли у вас имеется факс/модем, то его использование будет стоить дешевле электронной почты.

В некоторых факсах используется специальная термобумага для печати {особенно в дешевых факсах). Термобумага не обеспечивает хорошего разрешения и со временем темнеет. В более дорогих факсах применяется чернильная (струйная) или лазерная технология для печати на высококачественной бумаге.

Данные устройства работают более медленно, но могут быть использованы в качестве ксерокса. Факсы имеют много общего с ксероксами, сканерами и принтерами. Некоторые компании выпускают универсальные машины, в которых объединяются возможности всех перечисленных устройств.

Некоторые компании разработали факсовые системы на платах расширения, подключаемых к компьютерам. На большинстве плат факсы объединены с 1 модемами и образуют единую систему. Такие комбинированные платы используют всего одно гнездо на материнской плате для подключения.

Специальное программное обеспечение позволяет компьютеру управлять работой факса. Различные тесты, письма и заметки могут быть созданы с помощью текстовых редакторов, а затем переданы по телефонным линиям. Компьютер может быть запрограммирован на посылку сообщений или писем в то время, когда тарифы на передачу самые низкие.
Компьютерные факсы имеют один недостаток - они не могут скопировать информацию, подписи, графику и т. д. Но при наличии сканера эта информация может быть записана в файл на диске и добавлена в документ для передачи по факсу. Есть много различных моделей сканеров, которые можно использовать для ввода графических или текстовых данных. Если на компьютере установлено соответствующее программное обеспечение, он может получать и хранить любую информацию. Некоторые компании настраивают факсы так, чтобы они принимали сообщения круглосуточно.

1.2. Основные методы автоматизации офисной деятельности

Рассмотрим основные методы автоматизации офисной деятельности. Современные организации представляют собой совокупность подразделений, филиалов, отделов и офисов, обменивающихся между собой информацией и выполняющих отдельные части общей работы.

Основными фазами жизни неструктурированной информации в офисе являются:

ввод информации в систему;
хранение, навигация, поиск и фильтрация документов;
коллективная работа с документами;
вывод информации из системы.

Существуют различные способы ввода информации в систему. Это прежде всего сканирование документов и сохранение их в виде графических образов. В системах первого поколения графические образы введенных документов идентифицируются с помощью ключевых слов для последующего поиска необходимой информации (например: система SoftSolutions). Позднее стала применяться технология оптического распознавания символов OCR (Optical Character Recognition). После сканирования и ввода документа в систему его графический образ "переводится" в текст, затем следует исправление ошибок распознавания.
При массовом ручном вводе однотипных документов используются электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления полей (атрибутов), что позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления. Информация в офис может поступать и путем импорта файлов с магнитных носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты и т.п.).

Ввод информации сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов и ключевых слов, аннотированием их содержания. Для ускорения последующего контекстного поиска производится полнотекстовое индексирование документов.

Важное значение для организации эффективного управления неструктурированными документами имеют методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов.

Документы могут храниться просто в файловой системе, и при этом система каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов. В современных ОС типа Windows 95/98/2000 есть возможность задания длинных имен каталогов и файлов в качестве названий папок и документов, а также имеются соответствующие средства поиска файлов по их параметрам.

Ряд систем, основанных на электронной почте, хранят документы в почтовых ящиках в виде почтовых сообщений с присоединенными файлами. Навигация в хранилище упрощается с помощью вложенных папок личного и коллективного пользования. Однако, в таких системах поиск и фильтрация ограничены лишь отбором и сортировкой документов по атрибутам и тексту почтового сообщения.

Специфический метод хранения реализован в пакете Lotus Notes в виде так называемой базы документов. База документов может хранить как однотипную так и разнотипную информацию в виде одного файла. Документы допускают внутреннюю структуризацию на основе формуляров путем выделения и добавления полей в документе. Навигацию в базе документов упрощает наличие страниц баз документов и категорий документов. Почтовые сообщения также хранятся в виде базы документов, файлы произвольного вида допускается присоединять к текстовым документам.

Многие современные системы электронных документов используют в дополнение к файловой системе так называемые библиотеки документов, содержащие в БД карточки документов с атрибутами и ключевыми словами. Для логической группировки документов применяются папки.

Поиск и фильтрация документов производится по запросам на основе контекстного поиска: по атрибутам, по ключевым словам и по полному содержанию текста на основе индекса. При использовании механизма четкого поиска (например, DOCS OPEN) в запросе не должно быть орфографических ошибок, а в тексте документа - ошибок распознавания.

Недавно на основе нейронных сетей и искусственного интеллекта реализована технология нечеткого поиска по полному содержанию документа (например, технология адаптивного распознавания образов APRP в пакете Excalibur EFS). Нечеткий поиск не требует полного соответствия искомых фраз с содержимым документов, кроме того, исключает потребность в исправлении ошибок после распознавания текста. Система поиска всегда выдает пользователю ответ, наилучшим образом согласованный с терминами или фразами запроса.

Фирмы-производители реляционных СУБД (в частности ORACLE) проповедуют другие схемы хранения - текстовые и универсальные БД. Тексты документов хранятся в символьных полях переменной длины, расширенные средства SQL-поиска позволяют формировать смешанные запросы для поиска по атрибутам и контекстного поиска, а дополнительные функции обеспечивают обработку текста. Для хранения произвольной информации, в том числе мультимедиа, можно использовать поля бинарных объектов большой длины BLOB и/или гипертекст. СУБД, расширенные для поиска и обработки такой информации, образуют универсальные сервера БД. Другой способ хранения документов произвольного содержания реализуют объектно-ориентированные БД (например, Informix Illustra).

Феномен распределенного гипертекста составляет основу широко внедряемой Web- технологии. Хранилище информации представляет собой совокупность гипертекстовых страниц, распределенных по узлам сети Internet или корпоративной сети (Intranet). Каждая страница размещается в отдельном файле и представляет собой текст, размеченный с помощью языка HTML. Структуризация документа осуществляется путем форматирования, выделения полей, создания форм для диалогового заполнения документа и организацией внутренних гипертекстовых ссылок. Допускается создание гипермедиа включением любой мультимедиа-информации (растровая графика, аудио, видео). Навигация по хранилищу гипертекста осуществляется с помощью внешних гипертекстовых ссылок URL на документы, расположенные на различных узлах сети (Web-серверах). Кроме того, для определения местонахождения документов служит контекстный поиск. Для ускорения поиска информации в "паутине" применяются специальные программы-роботы, сканирующие Web- сервера и строящие некое подобие индекса. Использование гипертекста позволяет создать информационную инфраструктуру территориально распределенного учреждения и упростить диалоговый интерфейс пользователя, что наиболее важно при разработке информационных приложений для руководителей.
Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware и workflow.

Технологии groupware ориентированы на небольшие рабочие группы, характеризуются поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организации работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных методов доступа:

сетевой доступ к файлам и базе данных;
локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии);
терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;
просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).

Нужно отметить, что Web-технологии помимо гипертекстового протокола HTTP включают в себя ряд других методов доступа.

При коллективной работе важно наличие блокировок для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование доступа по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности обеспечивается методами и средствами шифрации и электронной подписи.

Технологии класса workflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупных офисах и для них характерно:

поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно;
четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.

Деловой процесс формализуется как совокупность состояний и переходов, необходимых для описания взаимодействия, как минимум двух субъектов (в частном случае сотрудников предприятия) для достижения выполнения заранее заданного условия. Частным случаем такого взаимодействия является простая пересылка документа из точки в точку.
Одной из реализаций технологии workflow является так называемая "система графов", где каждый шаг представляет собой вектор и отражает движение задания, связанного с документом, или просто передвижения документа от одного субъекта к другому. При этом на человека, отвечающего за правильность функционирования схемы, ложится ответственность учета всевозможных непредвиденных (или отказных) ситуаций, которые могут возникнуть на пути движения документа. Другая реализация основывается на понятии "цикл" ("loop") или "стол". В этом случае подразумевается, что наименьшим элементом в схеме взаимодействия является цикл, учитывающий всю гамму взаимодействия между двумя произвольными субъектами. При этом система сама отслеживает замкнутость процесса и, в случае ошибки, указывает место некорректности с указанием ее причины, после чего прекращается генерация нового процесса.

Регламентации взаимоотношений субъектов документооборота дополняется заданием безусловной и условной маршрутизация документов (по электронной почте) и времен обработки документа для контроля и учета исполнения.

Обработка информации базируется на методах и средствах офисной автоматизации:

обработка текста,

электронные таблицы,

деловая и презентационная графика,

планирование работ и совещаний,

генерация отчетов из базы данных,

мультимедиа.

Для комплексирования разных видов информации и интеграции пакетов программ используются несколько методов, среди которых центральное место занимает методы OLE для связывания и встраивания объектов.

Вывод информации осуществляют путем печать документов, публикация их на Web- серверах, в общих почтовых папках и электронных досках объявлений или рассылки по телекоммуникациям.

Информационно-программные средства автоматизации учреждений делятся на следующие категории:

функциональные и интегрированные пакеты офисной автоматизации;

системы для организации групповой работы;

системы управления электронными документами;

средства управления документооборотом.

1.3. Средства офисной автоматизации и коллективной работы

Самым распространённым средством офисной автоматизации стали пакеты прикладных программ (ППП). Данный класс программных средств наиболее представителен, что обусловлено, прежде всего, широким применением средств компьютерной техники во всех сферах деятельности человека, созданием автоматизированных информационных систем различных предметных областей.

Для некоторых предметных областей возможна типизация функций управления, структуры данных и алгоритмов обработки. Это вызвало разработку значительного числа пакетов прикладных программ одинакового функционального назначения и, таким образом, создало рынок программньк продуктов:

ППП автоматизированного бухгалтерского учета;

ППП финансовой деятельности;

ППП управления персоналом (кадровый учет);

ППП управления материальными запасами;

ППП управления производством;

банковские информационные системы и т.п.

Основные тенденции в области развития проблемно-ориентированных программных средств таковы:

создание программных комплексов в виде автоматизированных рабочих мест (АРМ) управленческого персонала;

создание интегрированных систем управления предметной областью на базе вычислительных сетей, объединяющих АРМы в единый программный комплекс с архитектурой клиент-сервер;

организация данных больших информационных систем в виде

распределенной базы данных на сети ЭВМ;

наличие простых языковых средств конечного пользователя для запросов к базе данных;

настройка функций обработки силами конечных пользователей (без участия программистов);

защита программ и данных от несанкционированного доступа (парольная защита на уровне функций, режимов работы, данных).

Для подобного класса программ высоки требования к оперативности обработки данных (например, пропускная способность для банковских систем должна составлять несколько сот транзакций в секунду), велики объемы хранимой информации, что обусловливает повышенные требования к средствам администрирования данных БД (актуализации, копирования, обеспечения производительности обработки данных).
Наиболее важно для данного класса программных продуктов создание дружественного интерфейса для конечных пользователей.
Данный класс программных продуктов весьма динамичен как по составу реализуемых ими функций, так и по используемому для их создания инструментарию разработчика. Со временем границы компьютеризации информационных систем, как правило, расширяются, что приводит к изменению функций существующих ППП.

Система Lotus Notes

Система Lotus Notes представляет собой платформу типа клиент-сервер, служащую для разработки и размещения прикладных программ группового обеспечения.

Благодаря тому, что система Lotus Notes объединяет важные технологии, необходимые для подготовки этих приложений, она предлагает разработчикам наиболее производительную платформу, ориентированную на совместное использование информации.

Система Lotus Notes позволяет пользователям получать, отслеживать, совместно использовать и создавать информацию, предназначенную для документов. Эта информация может поступать в различных форматах, таких как тексты, изображения, видео и звук, и от различных источников, таких как компьютерные прикладные системы, оперативные системы или системы деловых линий (Line of Business Systems), сканеры или факс-аппараты. Пользователям система Lotus Notes обеспечивает доступ к сети через любой применяемый ими графический пользовательский интерфейс (Windows, Mac, OS/2, Unix).

Основными системы Lotus Notes являются:
Единый, постоянный пользовательский интерфейс для обращения ко всем другим пользователям, сетевым ресурсам и информации.
Гибкость при обработке сложных документов, содержащих данные различного рода от таких источников, как компьютерные приложения, новостные каналы (newsfeeds), сканированные изображения и структурированные реляционные системы.

Среда быстрой разработки прикладных программ для рабочих групп.
Развитая система защиты доступом к информации на всех уровнях, вплоть до уровня отдельного документа.

Применение тиражирования для предоставления всем пользователям доступа к свежей информации, располагающейся в любом подразделении предприятия, в его филиалах, у удаленных пользователей, а также у заказчиков и поставщиков.

Открытость, заключающаяся в поддержке множества сетевых и компьютерных операционных прикладных программных интерфейсов API.
Масштабируемость - возможность поддерживать организации любого размера, от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной сети с десятками тысяч пользователей.

Полная интеграция набора разнообразных элементов клиентских и серверных программных модулей (среда пользователя, распределенная обработка документов, передача сообщений, защита и среда разработки), необходимая для создания технологии бизнес-процесса заказчика на множестве платформ. Рабочее пространство пользователя (Workspace) системы Lotus Notes представляет собой графический пользовательский интерфейс, который знаком для пользователей систем Windows, Mac System7, OS/2 или Unix.

Рабочее пространство системы Lotus Notes состоит из шести фиксированных экранных окон, в которых размещены пиктограммы, представляющие документные базы данных системы Notes .
Пользователь может располагать окна на экране по своему усмотрению.
База документов Notes представляет собой средство хранения объектов, при помощи которого пользователи могут вызывать, отслеживать, хранить и преобразовывать информацию в своей сети. База документов может совместно эксплуатироваться пользователями, присоединенными к одной и той же сети.

Сложные документы, составляющие базу данных, создаются и обновляются при помощи бланков Notes Forms и редактора WYSIWYG, который позволяет пользователю вводить и редактировать текст или применять неделимые объекты системы Notes.
Система Lotus Notes использует средства OLE и другие программные мосты для интеграции с различными прикладными программами.

1.3.1. Средства управления электронными документами

В любом учреждении рано или поздно становится актуальным вопрос наведения порядка в информационных потоках. Определяющим фактором является время, требуемое для поиска необходимого документа или для подборки материалов.

Стержнем любой системы управления электронными документами является архив, где документы находятся в процессе работы над ними и где они остаются до тех пор, пока содержащаяся в них информация представляет интерес.

Под электронным архивом понимается совокупность аппаратно-программных средств и технологий для создания хранилища электронных документов и обеспечения доступа к ним из систем управления электронными документами. Электронные документы - это все документы, созданные электронными средствами в виде текстовых или графических файлов.

Система управления документами DOCS OPEN

Программный продукт DOCS OPEN (компания PC DOCS Inc.) позволяет организовать электронный архив на предприятии. Система предназначена для хранения, поиска и обработки информации, хранящейся в распределенной гетерогенной среде на накопителях различной природы.
Система построена по современной архитектуре "клиент-сервер" . DOCS Open имеет минимум два сервера: сервер библиотеки, который хранит карточки документов, и сервер документов, хранящий сами документы; оба сервера могут с успехом функционировать на одной машине. Дополнительно в системе есть сервер полнотекстового индекса. В качестве сервера библиотек может использоваться любой промышленный SQL Server. Система управления базами данных должна отвечать двум требованиям: уметь работать с ANSI SQL и иметь ODBC-драйвер.

Сервер документов может строиться на основе любой сетевой операционной системы. Основное внимание фирма уделяет поддержке Novell NetWare и Windows NT.

Хранение документов можно оценивать по следующим критериям:
Схемы хранения документов в DOCS Open основаны на сетевой файловой системе и иерархической системе управления хранением файлов. Документы хранятся в файлах, которые размещаются на файловом сервере.. Предусмотрена возможность полуавтоматического удаления редко используемых документов. Документы редактируются непосредственно по месту хранения.

Классификация документов строится на основе атрибутов, хранящихся в базе данных, и полнотекстовых индексах документов. Каждый документ в системе DOCS Open снабжается учетной карточкой.

DOCS Open снабжен средствами полнотекстовой индексации. Эти средства позволяют находить документы по содержанию документа.
Поисковые возможности DOCS Open основаны на интерфейсе запроса по образцу QBE (Query By Example). Для того, чтобы найти документ, необходимо заполнить предполагаемую карточку документа. В ответ система выдает список документов, соответствующих введенным данным. Пользователи имеют возможность объединять документы в папки.
DOCS Open поддерживает распределенную обработку документов. Поэтому документы всегда лежат на тех серверах, куда они первоначально были положены. Документ передается пользователю только в тот момент, когда он ему нужен для обработки.

При редактировании документ видоизменяется прямо по месту своего хранения. DOCS Open позволяет редактировать с временным копированием документов на локальный диск.

Наиболее сильной стороной DOCS Open является возможность ведения распределенных и удаленных архивов информации.
DOCS Open обладает развитыми средствами защиты документов. Система может определять права доступа к карточке документа и к самому телу документа.

Для интеграции с приложениями в состав DOCS Open входит модуль обмена информацией с Lotus Notes, а именно: Interchange for Lotus Notes. WorkFlow или более простыми программами Action DocRoute и WorkRoute.
Недостатками системы являются чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам при вводе, распознавании текста и при формировании поискового запроса.

Система управления документами Excalibur EFS

Другим примером системы управления электронными документами является продукт Excalibur EFS фирмы Excalibur Technologies Corp. Серверное программное обеспечение данной системы функционирует в среде операционной системы Unix, а клиентские рабочие места могут работать под MS Windows и Windows 95. В качестве базы данных учетных карточек могут применяться СУБД Oracle, Informix, Sybase и Ingres. Эта система использует новейшие технологии нейронных сетей и искусственного интеллекта и основанные на них метод нечеткого поиска по полному содержанию документа и "компактный" способ индексирования (30% исходного текста против 70 - 100% для полнотекстового поиска). Нечеткий поиск сокращает до минимума влияние ошибок распознавания символов, ошибок набора на клавиатуре при вводе данных, а также ошибок правописания в запросах поиска. Пакет базируется на оригинальной технологии адаптивного распознавания образов APRP и реализован с помощью механизма нейронных сетей. Эта технология обеспечивает автоматическую индексацию всего содержания документа, что исключает необходимость выбирать вручную ключевые слова и дает возможность нечеткого поиска любого слова в документе.

Пакет Excalibur EFS предоставляет пользователю и другие режимы поиска информации:

нечеткий поиск по названиям документов;

ассоциативный поиск по всему тексту с заданными синонимами;

прямой доступ к файлам по пиктограммам;

запросы в стиле обычной базы данных;

поиск по ключевым словам в полном тексте, именах и названиях;

логический поиск по всему тексту.

Система имеет русский интерфейс и позволяет работать с русским текстом. Данный продукт хорошо интегрируется с системой документооборота Staffware.

К недостаткам пакета следует отнести то, что рабочее место оператора ввода документов в архив работает под управлением операционной системы Unix или MS Windows (но в режиме эмуляции X- терминала) и требует достаточной квалификации от оператора для назначения местоположения файлов в библиотеках. Также нужно отметить достаточно высокую цену продукта в расчете на одного пользователя.

1.3.2. Средства автоматизации документооборота

В последнее время в зарубежных странах пользуются особой популярностью автоматизированные системы построения и управления деловыми процессами в организациях. С помощью таких систем можно организовать систему электронного документооборота на предприятии, а также систему контроля выполнения заданий и загрузки сотрудников. Данные системы относятся к типу workflow. Следует отметить, что они ставят целью не полный отказ от бумажных документов (что невозможно по ряду причин, главными из которых являются причины юридического характера), а сведение к минимуму перемещение бумаг внутри предприятия.
Пакет управления документооборотом Action Workflow.

Зачастую, помимо грамотного хранения информации, возникает потребность в организации определенных маршрутов работы над документами (маршрутизация) и контроля исполнительской дисциплины. Когда нет устоявшихся маршрутов обработки информации и желательно осуществить последовательную или параллельную рассылку необходимой документации, в ваше распоряжение предоставляется "свободный маршрутизатор", созданный и интегрированный в систему DOCS Open, посредством которого можно из списка пользователей системы или групп пользователей выбрать адресатов корреспондентов, назначить времена работы, просмотреть статус работ (получена/прочитана/выполнена и т.д.), проследить историю работы над той или иной информацией. В случае же, когда имеются относительно стабильные маршруты хождения документов, предпочтительнее использовать возможности продукта Action Workflow компании Action Technologies.

Самое сложное и ответственное в данном направлении - это выбор инструментария, который позволит перенести существующие в организации процессы на язык, понятный машинам, удобно и просто будет описать с помощью терминов системы существующие взаимодействия сотрудников организации. Все это определяется той методологией, которая закладывается в инструментарий системы и призвана взять на себя тяжелое бремя по описанию процессов. Именно методология определяет скорость и качество создаваемого приложения, стоимость сопровождения продукта, дает возможность создавать новые, с постоянно улучшающимися характеристиками, образцы систем. Ее отсутствие или использование ошибочной методологии часто приводит к плохим результатам. Поэтому выбор методологии может непосредственно влиять не только на скорость проектирования системы, но и на конечный результат.

В отличие от "графовых систем", где каждый "шаг " представляет собой вектор и отражает движение задания, связанного с документом, или просто документа от одного субъекта к другому, и на человека, отвечающего за правильность функционирования схемы, ложится ответственность учета всевозможных ситуаций, в том числе и так называемых "непредвиденных" (или отказных), которые по ходу дела могут возникнуть на пути продвижения документа, методология Action Workflow в элементарном звене включает все многообразие ситуаций, которые могут возникнуть при общении двух субъектов, и тем самым привнести элемент творчества в работу сотрудников. Для того, чтобы запустить процесс по нужному сценарию, его необходимо воплотить в карте бизнес-процесса.

Основные особенности Action Workflow:

методология учитывает "человеческий фактор";

в качестве адресата используются не имена конкретных сотрудников, а

их должности (роли), что является серьезным подспорьем в организации производства;

созданная карта процесса статически проверяет себя на замкнутость:

документ не может быть отправлен в "никуда" или остановиться непонятно почему. Лицо, сделавшее запрос, должно узнать о результате;

четкая система контроля исполнения, когда на выполнение определенной операции отводится определенное количество времени, и система сама по вашему выбору определяет штрафные санкции к провинившемуся сотруднику и реакцию системы на подобное нарушение;

на рабочих местах конечный пользователь оперирует привычными для своей отрасли производства терминами - в процессе создания карты вы сами определяете "сленг", на котором будут общаться сотрудники вашего предприятия;

доступ к информации в данный момент имеют только лица, которые должны с ней работать, кому это разрешили. Администратор же системы видит только состояние процесса ("запущен", "ожидает активации", "завершен");

поэтапность внедрения (автоматизацию можно начать с какого-нибудь отдела или подразделения, а в случае необходимости добавить в карту новых сотрудников, и заново создать процесс. При этом те деловые процессы, которые были запущены, дойдут до своего логического завершения, а вновь запускаемые процессы пойдут по новой карте);

система имеет открытый интерфейс и может быть интегрирована в существующие приложения.

Система состоит из трех частей, каждая из которых направлена на решение определенного круга задач. В совокупности они призваны обеспечить быстрый и простой путь к созданию карты взаимодействия между сотрудниками в организации.

Ядром системы является AWS Manager - модуль, непосредственно отвечающий за выполнение работ согласно данным из карт, а также за контроль исполнения и назначение штрафных санкций в случае нарушения сотрудниками временных интервалов, отведенных на определенный этап работ.

В дополнение к AWS Manager поставляется открытый API, посредством которого можно получить всю необходимую информацию об интересующих процессах: кто в данный момент работает над проблемой, посмотреть историю, просмотреть и при необходимости назначить временные интервалы выполнения различных стадий работ, а также сотрудников, выполняющих определенные роли, или же получить список документов, которые отправили на обработку.

Продукт AWS Builder - средство, с помощью которого предоставляется возможность строить карты процессов и выполнять их реинжиниринг, вводить новых сотрудников и роли, проводить назначения последних, определять временные интервалы выполнения различных этапов работы, штрафные санкции, которые будут применяться в случае нарушения оных. Последняя и наиболее ценная черта данного компонента - это статическая проверка карты процесса на замкнутость при генерации процесса, что не позволит бизнес-процессу "уйти в никуда".

Продукт AWS Analist - средство, предназначенное для моделирования деловых процессов, существующих на предприятии. С помощью него можно оптимизировать бизнес-процесс либо по времени, либо по затратам.
Следует отметить модульность предлагаемого решения, т.е. в зависимости от потребностей можно сначала организовать у себя электронный архив, а затем систему контроля исполнения или наоборот. При этом оба компонента легко интегрируются как друг в друга, так и в уже действующие приложения.
Пакет электронного документооборота Staffware.

Интересными представляются технологии организации электронного документооборота и автоматизации деловых процедур на основе инструментальной среды StaffWare, работающей по технологии "клиент-сервер". Эта среда относится к классу workflow и характеризуется следующими особенностями:

поддержка коллективной работы с множеством заданий большого числа исполнителей;

динамическое управление и контроль исполнения работ;
интегрируемость с разными приложениями под Windows и Unix;

использование различных платформ.

StaffWare позволяет простым способом маршрутизировать документопоток и контролировать исполнение документов по времени и дате исполнения. Будучи открытой системой, StaffWare способна интегрироваться с другими продуктами, поддерживающими автоматизированный ввод входящих документов, ведение архива документов, криптографическую защиту информации и проч. Связь с внешними процедурами может осуществляться средствами DDE и OLE. Для мощных систем документооборота имеются версии StaffWare on Oracle и StaffWare on Infirmix.

Используя строгий алгоритм прохождения документов по рабочим местам, система электронного документооборота может быть быстро адаптирована к измененной структуре организации при помощи разделения работ по группам и ролевым отношениям.

Наращиваемость системы электронного документооборота осуществляется путем разработки новых процедур. В StaffWare встроен удобный графический построитель процедур, наглядно отражающий маршрут прохождения документов и алгоритм их обработки.
Система электронного документооборота с использованием инструментальной среды StaffWare представляет собой множество процедур, которое может модифицироваться и пополняться.
представляет собой множество процедур, которое может модифицироваться и пополняться.

Каждая процедура связывает совокупность документов, из которых одни являются родителями, другие - потомками.
Отдельный документ может быть родителем одних документов и потомком других. Отношения между документами, с одной стороны, их связь с процедурами и внутреннее описание каждого документа с другой стороны, однозначно идентифицируют его в общем потоке документов. Этот идентификатор может использоваться для организации архива документов с целью быстрого поиска.

Документы-потомки порождаются при исполнении шагов процедур StaffWare в любых доступных приложениях MS Windows, включая текстовые процессоры, электронные таблицы, процессоры мультимедиа и т.п.

Для организации и ведения архива документов разработана информационная модель базы данных, удовлетворяющая следующим требованиям:

поддержка иерархического построения, включая распределение на различных серверах с ограничением прав доступа;

классификация документов по их типам (входящие, исходящие, внутренние); ведение истории жизни документа в регистрационном журнале по всем реквизитам видов работ (кто, когда и что делал с данным документом);

возможность получения информации о других документах, связанных с конкретным - о предшествующих (родителях) и/или порожденных (потомках), санкционирование получения доступа к этим документам;

объединение документов во временные иерархические группы с различным уровнем доступа (аналог папок, шкафов и т.п.) без изменения физического размещения документа в архиве.

Наряду с информационным моделированием должно проводиться и функциональное моделирование для каждой процедуры документооборота.

Глава 2. Автоматизированные информационные технологии в офисе

2.1. Бухгалтерские программы

1С Бухгалтерия

Программа 1С:Бухгалтерия является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.

Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

На основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет). После расчета итогов программа формирует различные ведомости.

Помимо этого программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

Система «1С: Предприятие» может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии.

САБУ производства «1С» - самые известные и продаваемые в России. Развитая дилерская сеть (более 1100 дилеров), работа по методике франчайзинга, грамотная маркетинговая стратегия, мощная рекламная

Поддержка и удачное функциональное наполнение обеспечили огромную популярность этим продуктам. В помощь пользователям выпущены методические пособия, во многих регионах страны созданы авторизованные учебные центры.

Aubi

«АУБИ» может быть с успехом использована для автоматизации бухгалтерского учета предприятий различного рода деятельности. Программный комплекс представляет одинаковый интерес как для торговых (коммерческих) структур, так и для производственных предприятий. Гибкая система программы позволяет настраивать «АУБИ» на нужды конкретного пользователя. При этом бухгалтер каждого предприятия, исходя из своих собственных потребностей, имеет возможность сформировать план счетов, информационные справочники, содержащие названия предприятий-партнеров и их банковские реквизиты; список материально ответственных лиц и т.д.

Отметим, что «АУБИ» может поставляться в различной комплектации. По желанию пользователя в комплект поставки могут быть включены или изъяты различные элементы программы. К таким элементам программы могут быть отнесены различные учетные (аналитические) ведомости, банковские операции, касса и некоторые другие. Совершенно очевидно, что описанные выше расширения функциональных возможностей «АУБИ» отражаются на стоимости пакета программ. Добавим, что пользователь сам решает быть ли ему просто зарегистрированным пользователем и при этом обучаться работе с программой самостоятельно по технической документации, либо за дополнительную плату пройти курс обучения по работе с «АУБИ» и пользоваться мощной консультативной поддержкой фирмы изготовителя или торговой аудиторской компании у которой приобреталась программа.

Парус-бухгалтерия

Эта система предназначена для подготовки и учета документов финансово-хозяйственной деятельности предприятия, накопления информации о совершенных хозяйственных операциях на бухгалтерских счетах, получения внутренней и внешней отчетности. Система поставляется в различных комплектациях в зависимости от необходимости ведения учета операций в валюте, расширенного аналитического учета, учета торговых операций.

Инфин - Бухгалтерия

«ИНФИН-Бухгалтерия» ориентирована на средние и крупные предприятия со сложным учетом и не требует внедрения и обучения. Осуществляется полный балансовый и забалансовый учет. Возможна работа с несколькими предприятиями на одном рабочем месте, а также объединение данных, введенных с разных рабочих мест.

Сетевая версия работает в разных типах сети, а система блокировок и синхронизации сетевых процессов позволяет независимо работать с данными нескольким пользователям и видеть в динамике изменения, вносимые с других рабочих станций. Всевозможные сортировки, выборки, изменение порядка аналитик в балансовых счетах позволяют получать документ в разных разрезах информации.

Работа возможна в любом периоде, как в закрытых месяцах, так и в любых будущих, что полезно для оперативного ввода первичных документов и корректировки уже введенной информации. Изменение данных в закрытых месяцах вызывает автоматический пересчет остатков.

Предусмотрена парольная защита информации с разными уровнями доступа.

Программа «Бухгалтерия» выполнена в вариантах «Мини», «Макси», «Супер» и «Элит», которые отличаются по функциональным возможностям и по стоимости, что позволяет пользователю выбрать необходимую конфигурацию программы. Каждый из вариантов исполнения включает в себя все возможности предыдущего.

2.2. Автоматизированная информационная система «Налог»

Для осуществления всех указанных функций в системе управ-ления органами Госналогслужбы РФ создана

Информационное обеспечение АИС «Налог» представляет собой информационную модель налоговых органов. Задачи информаци-онного обеспечения системы налоговых органов зависят от основ-ных функций, выполняемых ее структурами. Информационное обеспечение должно снабжать пользователей АИС информацией, необходимой для выполнения ими своих профессиональных обя-занностей. Система должна иметь возможность распределенного хранения и обработки информации, накопления информации в банках данных в местах использования, предоставления пользова-телям автоматизированного, санкционированного доступа к ин-формации, одноразового ее ввода и многократного, многоцелевого использования. Должна быть обеспечена информационная взаимо-связь как между задачами, решаемыми каждой функциональной подсистемой, так и с внешними уровнями. Внешними по отноше-нию к АИС «Налог» являются не только предприятия, организации и физические лица, но и такие органы, как налоговая полиция РФ, финансовые органы, банки, таможенные органы и т.д. Информа-ционное обеспечение автоматизированной системы налогообложе-ния, как и любой другой системы организационного типа, состоит из внемашинного и внутримашинного. Внемашинное информаци-онное обеспечение — это совокупность системы показателей, сис-темы классификации и кодирования информации, системы документации и документооборота, информационных потоков. Внутримашинное обеспечение — это представление данных на машин-ных носителях в виде разнообразных по содержанию и назначению специальным образом организованных массивов, баз данных и их информационных связей.

Система показателей состоит из исходных, промежуточных и результатных показателей, которые собираются, преобразуются и вывдаются АИС для целей обеспечения деятельности налоговых органов. Показатели характеризуют объекты налогообложения, различные виды налогов, ставки налогов, финансовое состояние налогоплательщиков, состояние расчетов налогоплательщиков с бюджетом и т.д. Показатели содержатся в документах, являющихся наиболее распространенным носителем исходной и результатной информации. В системе налогообложения функционирует унифи-цированная система документации, которая отвечает определен-ным требованиям к форме, содержанию, порядку заполнения до-кументов. Унифицированные документы используются на всех уровнях системы. К ним можно отнести большинство документов, циркулирующих в налоговых органах, начиная от бухгалтерской отчетности и налоговых расчетов, представляемых налогоплатель-щиками в налоговые инспекции, и кончая отчетностью, состав-ляемой налоговыми органами. Информационные потоки представ-ляют собой направленное стабильное движение документов от ис-точников их возникновения к получателям. Информационные по-токи дают наиболее полную картину информационной системы налогообложения в связи с тем, что с их помощью выявляются пространственно-временные и объемные характеристики, отража-ется динамичность информационных процессов и их взаимодейст-вие. Информационные потоки отражают организационно-функциональную структуру налоговых органов. Единицами ин-формационных потоков могут быть документы, показатели, рекви-зиты, символы. Документы и содержащаяся в них информация классифицируются:

А) по отношению к входу и выходу:

Входные (поступающие в инспекции);

Выходные (исходящие из инспекции).

Б) по срокам представления:

Регламентные — документы, для которых определен срок исполнения и представления.

К документам, выдаваемым по регламенту, можно от-нести, например, отчеты «О поступлении налогов и других обязательных платежей в бюджеты РФ», «О результатах контрольной работы налоговых инспекций», «Структура поступлений основных видов налогов», «Недоимка по пла-тежам в бюджет» и другие статистические отчеты, состав-ляемые в налоговых органах;

Нерегламентированные — документы, исполняемые по запросам.

В) по функциональным направлениям деятельности налоговой инспекции:

Правовые и нормативно-справочные документы (законы, указы, постановления органов государственной власти и управления) и организационно-методические документы (приказы, директивы, инструкции, методики, решения коллегий ГНС и т.д.);

Документы исчисления и учета поступления налогов, сбо-ров и других платежей (лицевые счета плательщиков на-логов, банковские документы, налоговые расчеты, декла-рации);

Документы по контрольной работе инспекции (бухгалтерские отчеты, балансы, акты проверок предпри-ятий и организаций, журналы учета контрольной работы);

Другие виды документов.

Группирование документов по функциональным направлениям в соответствии с особенностями и назначением содержащейся в них информации определяет основные потоки информации в структуре управления функционированием налоговых органов.

Важной составляющей внемашинного информационного обес-печения является система классификации и кодирования. В усло-виях функционирования АИС методы, способы кодирования, ра-циональная классификация номенклатур должны служить полному удовлетворению запросов пользователей, сокращению временных и трудовых затрат на заполнение документов и эффективному ис-пользованию вычислительной техники, так как позволяют снизить объем и время на поиск информации, необходимой для решения задач, облегчить обработку информации.

АИС «Налог» должна ис-пользовать единую систему классификации и кодирования инфор-мации, которая строится на основе применения:

А) общероссийских классификаторов:

Стран мира (ОКСМ);

Экономических районов (ОКЭР);

Объектов административно-территориального деления и населенных пунктов (СОАТО);

Органов государственного управления (СООГУ);

Отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);

Видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОВДП);

Валют (ОКБ);

Единиц измерений (СОЕЙ);

Б) ведомственных классификаторов:

Форм собственности (КФС);

Организационно-правовых форм хозяйствующих субъектов (КОПФ);

Доходов и расходов бюджетов в РФ (КДРБ);

Типовых банковских счетов (КБС);

Банков (КБ);

В) системных классификаторов:

Налогов и платежей (КНП);

Объектов налогообложения (КОН);

Налоговых льгот (КНЛ);

Типов льгот по налогам (КТНЛ);

Штрафных санкций (КШС);

Идентификационных номеров налогоплательщиков (ИНН);

Системы обозначения Государственных налоговых ин-спекций (СОГНИ).

Внутримашинное информационное обеспечение формирует информационную среду для удовлетворения разнообразных профессиональных потребностей пользователей системы нало-гообложения. Оно включает все виды специально организован-ной информации для восприятия, передачи и обработки техни-ческими средствами. Поэтому информация представляется в виде массивов, баз данных, банков данных. По содержанию внутримашинное информационное обеспечение должно адек-ватно отражать реальную деятельность налоговых органов. Мас-сивы, также как и содержащиеся в них данные, по степени устойчивости можно разделить на переменные и постоянные. Пе-ременные содержат информацию, объем изменений в которой в течение года превышает 20 % годового объема. Массивы, со-держащие остальную информацию, считаются постоянными (условно-постоянными). В переменных массивах содержится информация:

По результатам оперативного контроля, обеспечения полноты и своевременности поступления налогов, сборов, других пла-тежей и отчетности;

По анализу и прогнозированию базы налогообложения и по-ступления налогов, сборов и других платежей;

По результатам контрольной работы налоговых органов;

По правовой практике налоговых органов и т.д. В постоянных массивах содержатся:

Тексты законов, постановлений и указов Президента и Пра-вительства РФ, постановлений местных органов власти, дру-гих правовых актов;

Тексты решений коллегии ГНС РФ, приказов, распоряжений и планов;

Тексты организационно-методических документов;

Классификаторы, справочники и словари, используемые в АИС «Налог»;

Данные Госреестра предприятий и учетные данные налогоплательщиков;

Нормативно-справочная информация финансового, матери-ально-технического обеспечения, учета и движения кадров. Основной формой организации данных для их накопления, об-работки и хранения в ЭВМ должны быть базы данных (БД). Базы данных состоят из массивов. Структурирование данных в инфор-мационные массивы БД должно осуществляться в соответствии со следующими требованиями:

Объединения в единую БД данных, характеризующихся об-щим физическим смыслом и реализующих информационную технологию одного или нескольких взаимосвязанных процес-сов деятельности налоговых органов;

Полноты и достаточности обеспечения информацией долж-ностных лиц налоговых органов, в пределах номенклатуры данных, содержащихся во входных документах;

Организации данных в информационные структуры и управ-ления ими путем использования систем управления базами данных (СУБД) и обеспечения информационной совмести-мости между различными базами данных;

. организации данных в БД с учетом существующих информа-ционных потоков между объектами АИС «Налог» и внутри налоговых органов;

Обеспечения информационной совместимости с данными, поступающими с внешних уровней, с которыми взаимодей-ствует данная система;

Выполнение принципа системности и однократного ввода — данные, используемые несколькими задачами, должны быть структурированы в общесистемные структуры и поддержи-ваться средствами программного обеспечения. Функциональный и информационный состав БД зависит от специфики каждого рабочего места и от квалификации специали-ста. К профессиональным БД в налоговых органах относятся:

. базы исходных и отчетных данных по налоговым поступле-ниям в разрезе разделов и параграфов бюджетной классифи-кации, бюджетов, территорий, временных периодов по рег-ламентированным отчетным формам;

Базы оперативных данных по налоговым поступлениям;

. базы писем, прецедентов, ответов, предложений по налого-вому законодательству,

. базы производных и интегрированных данных на основе от-четных форм;

Базы документов внутреннего пользования различного на-значения и т.д.

Работа таких баз данных обеспечивается специальным про-граммным обеспечением.

Значительное место в информационном обеспечении АИС «Налог» занимают информационно-справочные системы. Для их функционирования создают:

БД по законодательным и нормативным актам по налогооб-ложению;

БД инструктивных и методических материалов;

БД по общеправовым вопросам.

Особенностью этих баз данных является то, что они активно используются всеми подразделениями налоговой инспекции.

2.3. Другие полезные программы для офиса: автоматизация заданий

AutoFileMove 1.0

Программа, которая поможет автоматизировать работу с большим количеством файлов. Она может следить за определенными папками и автоматически перемещать или копировать файлы заданных типов в указанные директории, а также распечатывать файлы без вашего вмешательства. Таким образом, AutoFileMove упрощает работу и экономит ваше время.

FileMonkey 9.75

Программа для автоматизации некоторых операций с файлами, забирающими много времени. Среди ее возможностей — поиск и замена содержимого файла, названия файла или папки; резка и сборка файлов; изменение атрибутов файлов и папок; изменение регистра букв в названиях файлов и папок; сохранение списка файлов в текстовом файле.

Event Manager 2.54

Программа для запуска разнообразных программ, автоматизации и планирования заданий. Event Manager позволит вам запустить любое количество приложений одновременно. Можно не просто составлять списки программ для одновременного запуска, но и указывать время для запуска и прекращения работы. Кроме этого, Event Manager позволяет писать макросы и указывать в них условия запуска тех или иных приложений, а также управлять перезагрузкой и выключением компьютера.

xStarter 1.64

Программа для автоматизации выполнения некоторых заданий. С ее помощью можно записывать любые действия и позже проигрывать их, синхронизировать содержимое папок, запускать приложения, архивировать данные, копировать файлы и папки, отсылать почтовые сообщения, загружать файлы, запускать и останавливать сервисы. Любое задание программа может выполнять по расписанию один раз или периодически. Программа бесплатна для русскоязычных пользователей.

TaskForce 2.0

Эта программа предназначена для автоматизации выполнения некоторых действий на компьютере. С ее помощью можно устанавливать время начала закачки файлов, выключения компьютера, запуска приложений, проигрывания аудиофайлов. В Task Force также есть функция напоминания о заданных событиях. Каждое задание может быть выполнено благодаря имитации нажатия кнопок (клавиш), которые вызывают выполнение одного из действий — открытие или закрытие окна, проверка доступности интернет-соединения, установка определенного времени и пр.

Automize 6.21

Программа для планирования и автоматизации заданий. Automize может выполнять многие задания на компьютере автоматически — выполнять загрузку на FTP-серверы, производить мониторинг FTP, скачивать файлы из Интернета, проверять и отправлять почту, пинговать серверы, следить за указанными папками и многое другое. Задания могут выполняться в заданное время, а также периодически: каждый день, неделю, месяц и т.д. Программа содержит заготовки для выполнения наиболее распространенных заданий, остальные настраиваются вручную.

QueIt 2.0

Мощная программа - планировщик заданий. Она позволяет составить план автоматического запуска приложений, заданий или даже набора файлов в выбранное время. При помощи QueIt можно задать автоматический запуск программ в определенные дни, часы или даже минуты. QueIt поддерживает также запуск приложений по определенному условию (например, запускать приложение только если существует определенный файл).

nnCron LITE 1.17

Бесплатная версия планировщика nnCron, позволяющего запускать приложения и открывать документы в определенное время или с заданной частотой. nnCron LITE - это виндовский клон известного планировщика для UNIX под названием Cron. Основные возможности nnCron LITE:

Возможность установки и использования environment variables;

Возможность дополнения плагинами, написанными на языке Forth;

Гибкая настройка для каждого пользователя;

Нетребовательность к системным ресурсам (не занимает более 150 Кб).

AIM Keys 4.0

Утилита для записи и дальнейшего выполнения макросов. Она также поддерживает планировщик заданий и имеет опции, обеспечивающие безопасную работу пользователя. Программа предоставляет возможность запуска почтовых приложений и выбранных веб-сайтов. Встроенные команды быстрого запуска позволят без труда выполнить нужное действие и запустить любой макрос.

Macro Mania 9.5

Утилита для создания различных макросов. С ее помощью можно запускать программы, переключаться между уже работающими приложениями, давать команды для выполнения любым программам и т.д. Программа имеет мастер команд, который поможет неопытным пользователям быстро создать массу полезных макросов. В Macro Mania встроен планировщик, который позволяет запускать макросы в определенное время.

Shudly 1.0

Данная программа представляет собой многофункциональное решение, с помощью которого можно осуществлять поиск информации посредством Google, просматривать веб-страницы и отсылать электронную почту. Уникальность этой утилиты в том, что для общения с программой используется интерактивный помощник наподобие того, который присутствует в Microsoft Office. Shudly может использоваться как планировщик заданий - в этом случае интерактивный персонаж напомнит о приближающемся важном событии.

SmartMOUSE 2.2

Программа для увеличения функциональности мыши. Она помогает делать мышью меньше движений, а также позволяет выполнять некоторые операции более быстро. Среди ее возможностей - автоматическое перемещение курсора в центр диалогового окна; исчезновение курсора при наборе текста; слежение за вашими действиями пользователя и напоминание о перерыве в работе; наличие некоторых макросов для выполнения частых действий - работы с браузером, переключения между окнами и пр.

Workspace Macro 4.5

Простая утилита для быстрого выполнения часто повторяющихся действий. Используя простые комбинации клавиш, можно загружать и логиниться на ваши любимые веб-страницы, открывать приложения или файлы, выходить в Интернет и пр. Cреди возможностей программы - защита паролем записанных действий; использование не только комбинаций клавиш, но и заданных движений мыши для вызова макроса; хранение всей информации только на вашем компьютере.

Journal Macro 1.84

Эта небольшая утилита предназначена для записи и последующего проигрывания различных действий, производимых при помощи клавиатуры и мыши. С ее помощью можно записать операции, которые приходится часто повторять - например, открытие определенного файла, запуск приложений и пр. При помощи Journal Macro вы сможете записать нужную последовательность действий один раз в виде макроса и далее запускать его комбинацией клавиш. Каждый из записанных макросов можно также редактировать и проигрывать с установленной скоростью.

IE Recorder 1.0

IE Recorder - это программа для записи и последующего воспроизведения действий, выполненных в браузере. Программа записывает даже действия с фреймами и pop-up-окнами. С ее помощью, например, можно быстро получать доступ к почтовому ящику в Интернете. Записанные макросы можно легко редактировать и сохранять так же, как ссылки папки «Избранное». IE Recorder поддерживает работу с несколькими пользователями и дает возможность защитить свои данные паролем.

Diskeeper 9.0

Вне зависимости от объема вашего винчестера по мере того, как вы устанавливаете программы, сохраняете файлы и производите любые другие операции, в процессе которых идет запись на диск, он фрагментируется. В результате этого его быстродействие уменьшается. Diskeeper - одно из решений проблемы фрагментации. Эта программа позволяет автоматически дефрагментировать диск по заданному расписанию. Diskeeper может работать в фоновом режиме, в то время как вы занимаетесь обычными делами. При этом разработчики гарантируют, что программа не повредит файлы и не займет лишних ресурсов. Кроме того, Diskeeper может начинать работу во время запуска хранителя экрана.

Keep-It 3.0

Иногда, на протяжении длительного времени работая с одними и теми же документами, вы жалеете о том, что старые версии не были сохранены. Те данные, которые кажутся ненужными, позже могут пригодиться. При этом, если документы достаточно велики, хранить все их версии не очень удобно, так как они требуют мноо места на жестком диске. Бесплатная программа Keep-It поможет решить эту проблему. Во-первых, она сохраняет старые версии файлов в сжатом виде, а во-вторых, использует не весь файл, а только выбранную его часть. Например, если у вас есть документ Word, в котором изменяется только текст, а картинки остаются неизменными, Keep-It сохраняет только текстовую часть файла.

Gotta Know Now - Web Page Watcher 2.6

Gotta Know Now может помочь тем, кто постоянно следит за обновлениями на определенных сайтах. Вы можете задать слово или фразу, и программа уведомит вас звуковым сигналом или по почте, если они появятся на указанной странице. На главной странице программы будет отображена информация, которую она обнаружила. Кроме этого, Gotta Know Now может уведомлять вас об обновлениях на выбранных веб-страницах, чтобы вам не пришлось проверять их по нескольку раз в день. Как только программа обнаружит изменения, она сообщит вам об этом, и тогда вы сможете открыть страницу в браузере.

Глава 3. Техника безопасности и организация рабочего места оператора ЭВМ

3.1. Организация рабочего места оператора ЭВМ

Под организацией рабочего места оператора ЭВМ понимается размещение его постоянного рабочего места с учетом психофизиологических, антропометрических данных, обеспечение безопасных условий работы, а также рациональная планировка оборудования и помещения.

Рабочее место оператора должно обеспечивать: удобную рабочую позу, точность движений, соответствие санитарно-гигиеническим требованиям. Основой рабочего места оператора является пульт с органами управления и индикаторными панелями. Особенности его технологического решения определяются спецификой работы оператора. Основным требованием при размещении индикаторных, регистрирующих элементов и органов управления является облегчение сбора информации и ее переработки человеком. Учитывается, что моторное поле (поле движений) разделяется на максимальные, минимальные, нормальные и оптимальные рабочие зоны операторов, работающих в горизонтальной и вертикальных плоскостях при работе сидя и стоя (рис. 2, а, б). В горизонтальной плоскости поле делится на зону основных движений оператора с легкой доступностью и хорошим обзором (оптимальное рабочее пространство) и зону вспомогательных движений (максимальное рабочее пространство). Оптимальное рабочее пространство ограничено дугами, описываемыми каждой рукой оператора при вращении в локтевом суставе - зона I (рис. 3). Максимальное рабочее пространство ограничено дугами, описываемыми вытянутыми руками с поворотом в плечевом суставе (зона II). Органы управления располагают так, чтобы по возможности свести рабочие движения к движениям предплечья, пальцев кисти руки, исключить движения плечевого сустава, перекрестную работу рук, равномерно распределить работу между правой и левой рукой, с учетом того фактора, что правой рукой выполняются наиболее ответственные операции, требующие наибольшей силы и точности.

Рис. 2 - Оптимальная конструкция пульта управления:

а - при работе сидя; б - при работе стоя

Часто используемые органы управления располагаются в оптимальном рабочем пространстве. Аварийные и ответственные органы управления располагаются в оптимальной зоне досягаемости руки, второстепенные органы управления - в зоне максимальной досягаемости руки. Клавиши, кнопки располагаются в порядке, совпадающем с естественной последовательностью выполнения рабочих операций. Цвет клавишей и кнопок выбирают контрастным по отношению к цвету панели. Тумблеры размещают так, чтобы между ними было достаточно свободного места при расположении ручек друг к другу. Установка горизонтальными рядами предпочтительна. Направление движений тумблеров, рычагов, рукояток должно быть согласно с изменениями регулируемых параметров или с привычными представлениями оператора:

движение их «от себя», «вверх», «вправо» вызывает «включение», «пуск», «увеличение значения параметра»;
движение рукояток, тумблеров «к себе», «вниз», «влево» вызывает «выключение», «остановку», «уменьшение параметров»;
нажатие верхних передних и правых кнопок вызывает «включение», «пуск», «увеличение».

Рис. 3 - Распределение рабочих зон в горизонтальной плоскости:

I - зона основных движений; II - зона вспомогательных движений; III - зона вне пределов досягаемости, но в пределах видимости приборов

Наиболее важные индикаторные элементы исходя из анализа деятельности оператора располагаются в центре на уровне глаз оператора или несколько ниже. Целесообразно выполнять группировку индикаторных элементов, передающих информацию об одном объекте, либо связанных общей задачей по функциональному назначению. Группирование может выполняться разделением приборов определенными промежутками, выделением групп различной окраской, заключением групп в рамки и т.д.

Плоскость поверхности, где располагаются индикаторы, перпендикулярна линии взора, что достигаются наклоном рабочих панелей (рис. 2).

Микроклимат в помещении пункта управления должен благоприятствовать работе персонала.

3.2. Техника безопасности

Общие требования безопасности

К работам с персональными ЭВМ и внешними устройствами ЭВМ допускаются лица, прошедшие медицинское освидетельствование, вводный инструктаж, инструктаж и обучение на рабочем месте, проверку знаний по охране труда.

Операторы и пользователи ЭВМ обязаны:

Соблюдать правила внутреннего распорядка;

Знать и соблюдать правила по охране труда при работах на предприятиях телефонной связи, в объеме выполняемых требований; своевременно подтверждать свою группу по электробезопасности;

Выполнять только ту работу, которая определена инструкцией по эксплуатации оборудования и должностными инструкциями, утвержденными администрацией предприятия, и при условии что безопасные способы ее выполнения хорошо известны;

Знать и уметь оказывать первую медицинскую помощь при поражении электрическим током и при других несчастных случаях.

Соблюдать инструкцию о мерах пожарной безопасности.

При работе с ЭВМ и ее внешними устройствами возможны воздействия следующих опасных и вредных производственных факторов:

поражение электрическим током;
получение травм от движущихся частей внешних устройств;
в зависимости от конструктивных особенностей, устройства визуального отображения (дисплеи) генерируют несколько типов излучения, в том числе: рентгеновское, радиочастотное, ультрафиолетовое. Если не выполнять профилактические мероприятия и не соблюдать режим работы, работа с ЭВМ, как правило, сопровождается значительным зрительным и общим переутомлением.

Заключение

Люди организуют свою деятельность в силу разных причин - чтобы закончить работу или задание, чтобы сократить или удалить дублирование действий, чтобы создать центры ответственности, чтобы обеспечить стабильность. Информационные системы должны поддерживать эти цели.

Информационные системы обеспечивают определенные преимущества перед конкурентами автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта организации. Преимущества внутри самой фирмы проявляются в поддержке операционного контроля, организации управленческого контроля и в стратегическом планировании.

Также информационные системы улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и сервис. Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования.

Все большее число организаций используют в учете современные средства вычислительной техники и самое разнообразное программное обеспечение. Каждый пользователь может выбрать программное обеспечение, соответствующее потребностям и возможностям предприятия.

В комплексных информационных системах важно то, что они увязывают в единое целое все информационные потоки предприятия, хранят всю информацию в единой базе. Благодаря этому существенно снижается трудоемкость выполнения многих процедур.

Комплексные информационные системы высвобождают творческий потенциал специалистов, позволяют планировать материальные, финансовые и трудовые ресурсы, получать информацию, которую без использования подобных систем невозможно.

Таким образом, использование технологий, которые входят в понятие информационная система - залог успешной деятельности на рынке. Еще можно сказать, что комбинация методов и средств офисной автоматизации, систем управления базами данных (ввод, хранение и поиск структурированной информации), систем workflow (управление, маршрутизация и координация передвижения документов, контроль за своевременностью их обработки) и систем управления электронными документами (ввод, хранение, поиск неструктурированной информации), а также интеграция программных продуктов, реализующих эти методы, обеспечивает комплексную автоматизацию учрежденческой деятельности.

В данной выпускной письменной экзаменационной работе дана характеристика основных компонентов автоматизации офиса. Цель работы достигнута.

В дипломной работе были решены следующие задачи:

1) дана общая характеристика автоматизации офиса;

2) рассмотрено назначение автоматизации офиса;

3) перечислены основные компоненты автоматизации офиса;

4) приведены примеры использования автоматизированных информационных технологий в офисе.

Список литературы

Информатика. Учебник, под ред Макаровой Н.В. М.: Финансы статистика, 2005.
Научные основы организации управления и построения АСУ / Под ред. В. Л. Бройдо, В. С. Крылова. -М.: Высшая школа, 1990
Пономарева К.В., Кузьмин Л.Г. Информационное обеспечение АСУ. - М.: Высшая школа, 2005.
Суханов А.П. Информация и прогресс. -Новосибирск: Наука, 2002.
Чарльз Рабин. Эффективная работа с Microsoft Word.- СПб: Питер, 2006.
Справочная система Microsoft Office.
«Компьютерная газета» статья Сергея и Марины Бондаренко, http://www.3domen.com
Леонтьев В.П. Персональный компьютер. Карманный справочник. -М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2004.

Информационная технология обработки данных.

III. Виды информационных технологий

Существует несколько видов информационных технологий:

- Информационная технология обработки данных

- Автоматизация офиса

- Информационная технология экспертных систем

Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности (см. рис. 3.3) персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда.

Основные компоненты:

- Сбор данных;

- Обработка данных;

- Хранение данных;

- Создание отчетов (докуменmoв.)

Информационная технология управления

Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений.

Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов:

Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.

Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное.

И те, и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов.

В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.

Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.

Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

Информационная технология автоматизированного офиса - это организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Информационная технология автоматизированного офиса включает в себя:

1. База данных (рассмотрим на отдельной лекции).

2. Текстовый процессор . Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов.

3. Электронная почта . Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщениясвоим партнерам по сети.

4. Аудиопочта . Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон.

5. Табличный процессор . Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии.

6. Электронный календарь . Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации.

7. Компьютерные конференции и телеконференции . Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

8. Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора.

9. Хранение изображений . Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера.

10. Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам.

11. Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференций, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера.

12. Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Информационная технология поддержки принятия решений

Главной особенностью информационной технологии поддержки принятия решений является качественно новый метод организации взаимодействия человека и компьютера. Выработка решения, что является основной целью этой технологии, происходит в результате итерационного процесса, в котором участвуют:

Система поддержки принятия решений в роли вычислительного звена и объекта управления;

Человек как управляющее звено, задающее входные данные и оценивающее полученный результат вычислений на компьютере.

В состав системы поддержки принятия решений входят три главных компонента : база данных, база моделей и программная подсистема, которая состоит из системы управления базой данных (СУБД), системы управления базой моделей (СУБМ) и системы управления интерфейсом между пользователем и компьютером.

База данных

Система управления данными должна обладать следующими возможностями:

Составление комбинаций данных, получаемых из различных источников, посредством

использования процедур агрегирования и фильтрации;

Быстрое прибавление или исключение того или иного источника данных;

Построение логической структуры данных в терминах пользователя;

Использование и манипулирование неофициальными данными для экспериментальной

проверки рабочих альтернатив пользователя;

Обеспечение полной логической независимости этой базы данных от других операционных баз данных, функционирующих в рамках фирмы

База моделей. Целью создания моделей являются описание и оптимизация некоторого объекта или процесса.

Существует множество типов моделей и способов их классификации, например по цели использования, области возможных приложений, способу оценки переменных и т. п.

По цели использования модели подразделяются на оптимизационные, связанные с нахождением точек минимума или максимума некоторых показателей, описательные, описывающие поведение некоторой системы и не предназначенные для целей управления (оптимизации).

По способу оценки , модели классифицируются на детерминистские, использующие оценку переменных одним числом при конкретных значениях исходных данных, и стохастические, оценивающие переменные несколькими параметрами, так как исходные данные заданы вероятностными характеристиками.

По области возможных приложений модели разбиваются на специализированные, предназначенные для использования только одной системой, и универсальные - для использования несколькими системами.

Составляющие части базы моделей:

Стратегические модели используются на высших уровнях управления для установления целей организации, объемов ресурсов, необходимых для их достижения, а также политики приобретения и использования этих ресурсов. Эти модели обычно детерминистские, описательные, специализированные для использования на одной определенной фирме.

Тактические модели применяются управляющими среднего уровня для распределения и контроля использования имеющихся ресурсов. Обычно тактические модели реализуются как детерминистские, оптимизационные и универсальные.

Оперативные модели используются на низших уровнях управления для поддержки принятия оперативных решений с горизонтом, измеряемым днями и неделями. Они, как правило, детерминистские, оптимизационные и универсальные

Математические модели состоят из совокупности модельных блоков, модулей и процедур, реализующих математические методы. Сюда могут входить процедуры линейного программирования, статистического анализа временных рядов, регрессионного анализа и т.п. - от простейших процедур до сложных пакетов прикладных программ (ППП). Модельные блоки, модули и процедуры могут использоваться как поодиночке, так и комплексно для построения и поддержания моделей.

Система управления интерфейсом . Интерфейс определяет: язык пользователя; язык сообщений компьютера, организующий диалог на экране дисплея; знания пользователя.

Информационная технология экспертных систем.

Наибольший прогресс среди компьютерных информационных систем отмечен в области разработки экспертных систем, основанных на использовании искусственного интеллекта. Экспертные системы дают возможность менеджеру или специалисту получать консультации экспертов по любым проблемам, о которых этими системами накоплены знания.

Под искусственным интеллектом обычно понимают способности компьютерных систем к таким действиям, которые назывались бы интеллектуальными, если бы исходили от человека.

Сходство информационных технологий, используемых в экспертных системах и системах поддержки принятия решений, состоит в том, что обе они обеспечивают высокий уровень поддержки принятия решений. Однако имеются три существенных различия. Первое связано с тем, что решение проблемы в рамках систем поддержки принятия решений отражает уровень ее понимания пользователем и его возможности получить и осмыслить решение. Технология экспертных систем, наоборот, предлагает пользователю принять решение, превосходящее его возможности. Второе отличие указанных технологий выражается в способности экспертных систем пояснять свои рассуждения в процессе получения решения. Очень часто эти пояснения оказываются более важными для пользователя, чем само решение. Третье отличие связано с использованием нового компонента информационной технологии – знаний.

Основными компонентами информационной технологии, используемой в экспертных системах, являются:

Интерфейс пользователя;

База знаний;

Интерпретатор;

Модуль создания системы.

Интерфейс пользователя . Менеджер (специалист) использует интерфейс для ввода информации и команд в экспертную систему и получения выходной информации из нее.

База знаний . Она содержит факты, описывающие проблемную область, а также логическую взаимосвязь этих фактов. Центральное место в базе знаний принадлежит правилам. Правило определяет, что следует делать в данной конкретной ситуации, и состоит из двух частей: условия, которое может выполняться или нет, и действия, которое следует произвести, если условие выполняется.

Интерпретатор . Это часть экспертной системы, производящая в определенном порядке обработку знаний (мышление), находящихся в базе знаний. Технология работы интерпретатора сводится к последовательному рассмотрению совокупности правил (правило за правилом). Если условие, содержащееся в правиле, соблюдается, выполняется определенное действие, и пользователю предоставляется вариант решения его проблемы.

Модуль создания системы . Он служит для создания набора (иерархии) правил. Существуют два подхода, которые могут быть положены в основу модуля создания системы: «пользование алгоритмических языков программирования и использование оболочек экспертных систем.

Оболочка экспертных систем представляет собой готовую программную среду, которая может быть приспособлена к решению определенной проблемы путем создания соответствующей базы знаний. В большинстве случаев использование оболочек позволяет создавать экспертные системы быстрее и легче в сравнении с программированием.

Автоматизация офиса предназначена для удовлетворения. Автоматизация управленческих функций в организации